SOSYAL HİZMETLER VE ÇOCUK ESİRGEME KURUMU
GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
ARŞİV MALZEMESİ TESPİT ÇALIŞMASI GENEL AÇIKLAMALAR

12-23 Mart 2007 tarihleri arasında Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğü’nde yapılan tespit çalışmasında, ana hizmet birimlerinde üretilen  evrakın niteliği ve saklama süreleri belirlenmiştir.
Yardımcı hizmet birimlerinde üretilen evrakın saklama süreleri ile ilgili Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından bir proje dahilinde sonuçlandırılan “Yardımcı Hizmet Birimleri Arşiv Malzemesi Tespit Formları” oluşturulmuştur. Söz konusu tespit formları 21.09.2005 tarih ve B.02.0.ARV.11-401.02-3500 sayılı Başbakanlık yazısı ekinde tüm kurum ve kuruluşlara gönderilmiş ve www.devletarsivleri.gov.tr web sayfasında hizmete sunulmuştur.
Yardımcı hizmet birimlerine ait evrakın ayıklama ve imha çalışmalarına rehberlik etmesi amacıyla hazırlanan arşiv malzemesi tespit formlarının gözden geçirilmesi Genel Müdürlüğünüzde oluşturulacak Ayıklama ve İmha Komisyonlarına önemli ölçüde kolaylık sağlayacaktır.
Genel Müdürlüğünüz ana hizmet birimlerinde yapılan tespitlerde kullanılan “Devlet Arşivi’ne gönderilir”, “Devlet Arşivi’ne gönderilmez”, “Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir”, “Örnek Seçilenler Devlet Arşivi’ne gönderilir” ve “Kurumunda saklanır” ifadeleriyle anlatılmak istenen hususlar aşağıda açıklanmıştır.
“Devlet Arşivi’ne gönderilir” ifadesi, arşiv malzemesi vasfını taşıyan malzemenin ayıklama ve imha komisyonlarınca imha edilemeyeceğini belirtmekte olup, yapılacak tasniften sonra kurumlardaki bekleme süresini takiben Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilecek arşiv malzemesi için kullanılmıştır.
“Kurumunda saklanır” ifadesi, günlük iş akışı içerisinde kurumunda sürekli ihtiyaç duyulan malzeme için kullanılmıştır. Bu açıklamanın bulunduğu dosyalar, imhaya tâbi tutulmayacaktır. Bu dosyalar zaman içinde aktivitesini kaybederek, kurumunda muhafazasına lüzum görülmemesi durumunda, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün görüşü alındıktan sonra değerlendirilmeye tâbi tutulacaktır. Çünkü, bu malzemenin büyük bir çoğunluğu, arşiv malzemesi vasfını taşımaktadır. Hizmet birimlerince sürekli kullanılmaları sebebiyle kurumlarında saklanmaları mevzuat çerçevesinde uygun görülmüştür.
“Devlet Arşivi’ne gönderilmez” ifadesi, arşiv malzemesi vasfını taşımayan belge için kullanılmıştır. Bu tür belge, kullanılmalarına ihtiyaç duyulduğu ve varsa mevzuatların belirlediği saklama süreleri içinde kurumlarında muhafaza edilecektir. Belirlenen süreyi doldurduktan sonra ayıklama ve imha komisyonlarının kararı ile imha edilebilecektir.
“Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir” İfadesi, içerisinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme vasfını taşıyan malzemenin de bulunduğu dosyalar için kullanılmıştır. Ayıklama imha Komisyonları bu mahiyetteki dosyalarda arşiv malzeme hüviyetinde görülenleri ayırt ederek saklama süreleri sonunda Devlet Arşivi’ne devredecektir.
“Örnek Seçilenler Devlet Arşivi’ne gönderilir” ifadesi, bir fonun içerisinde getirilen iş ve işlemlere örnek oluşturabilecek mahiyetteki belgelerden örnek seçilenlerin Devlet Arşivi’ne gönderilmesi gerektiğini belirtir.
Tespit ve Değerlendirme Formu’nun “Saklama Süresi” bölümündeki “Birim Arşivinde” hanesine yazılan ve belgelerin birim arşivindeki saklama sürelerini belirleyen yıllar, ünitelerde işlemini tamamlamış olup da birim arşivine devredilmiş olan belgelerin son işlem tarihleri üzerine eklenecek sürelerdir. Ünitelerde işlemi tamamlanmış veya günlük iş akışı içerisinde kullanılan belgeler birim arşivine devredilmez. Ancak, yer sıkıntısı sebebiyle, birim arşivi de müsaitse birim arşivinde muhafaza edilebilirler. Bu durumda birim arşivine kaldırılmış olan belgeler birim arşivindeki saklama sürelerine dahil edilmezler. Belgelerin saklama süresi iş ve işlemlerini bitirip aktivitesini kaybettikten sonra başlar.
Saklama sürelerini birim arşivlerinde tamamlayıp da kurum arşivinde saklama süresi belirtilmemiş evrak veya malzeme Kurum Arşivi’ne devredilmez. Bunların imha işlemleri birim arşivlerinde gerçekleştirilebilir. Ancak, bu işlemler esnasında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 33. maddesi çerçevesinde hareket edilerek, imha işlemleri kurum arşivinin koordinasyonu ile gerçekleştirilir.
Yapılan tespit çalışmasının tüm birimlere dağıtımı sağlanarak farklı görüşlerin, önerilerin olması halinde bu görüşlerin ve önerilerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne bildirilmesi gereklidir. Öneriler ve görüşleriniz doğrultusunda tespitler yeniden değerlendirilebilecektir.
Tespit raporları kurumlara tavsiye niteliğindedir. Ayıklama ve imha çalışmalarında nihai karar tümüyle Ayıklama ve İmha Komisyonlarına ait olacaktır.