SHÇEK Teftiş Kurulu

T.C.

SAĞLIK VE SOSYAL YARDIM BAKANLIĞI

SOSYAL HİZMETLLER VE ÇOCUK ESİRGEME KURUMU

GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

ANKARA

27.06.1988

SAYI : APK(AG)M-5-4.188 - Ol18l

KONU: SHÇEK Dosyalama Sistemi.

GENELGE

88/42

22 Haziran 1987 tarihinde Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatlarında il Tek Konu - Tek Dosya Dosyalama Sistemi "adı altında yeni bir dosyalama sistemi uygulanmaya başlanılmıştır. Bu amaçla;

a) 13 Nisan 1987 tarihli VG APK(AG)87/000849 sayılı yazı (19 numaralı genelge),

b) 20 Ağustos 1987 tarihli ve APK(AG) M-5-4/87-00213 sayılı yazı (29 numaralı genelge)

c) 27 Kasım 1937 tarihli ve APK(AG) M-5-4/87-002840-sayılı yazı ve (50 numaralı genelge) olmak üzere 3 ayrı genelge tamim edilmiştir.

Dosyalama sisteminin uygulanmaya başlanıldığı tarihten bu güne kadar geçen süre içinde ise eksiklikler tamamlanarak, düzeltmeler ve ilaveler yapılarak sistemin daha işler hale getirilmesine çalışılmıştır.

Bu meyanda, aşağıdaki hususların da gözönünde tutulması uygun görülmüştür.

1) Önceden olduğu gibi, her dosya bir konuya ait olacak ve dosyalar tüm birimlerin ortak kullanabilecekleri ve merkez ve taşra teşkilatlarının tüm görevlerini ve hizmetlerini kapsayacak ve ihtiyaçlarını karşılayacak biçimde isimlendirilip kodlanacaktır.

2) 24.5.1983 tarihli ve 2828 sayılı Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kanununa Bir Ek Madde Eklenmesi Hakkındaki 25.2.1988 tarihli ve 3413 sayılı Kanun ile; 18 yaşını doldurmuş olup halen Yetiştirme Yurdunda kalanlar ile Yetiştirme Yurtlarından ayrılmış olan korunmaya muhtaç çocukların Kamu Kurum ve Kuruluşlarında işe yerleştirilmelerine ilişkin olarak hüküm getirilmiştir.

Söz konusu Kanun, 19742 sayılı ve 2 Mart 1988 tarihi Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girdiğinden bu yana uygulamaya geçilmiştir. Bu nedenle yapılan yazışmalarda ve dosyalamada kolaylık olması amacı ile ÇOCUKLARA YONELİK SOSYAL HİZMETLER (Ç) Ana başlığına "ALT" ve"TEK" konular eklenmiştir.

3) İsimlendirilen ve kodlanan dosyalar, tüm merkez ve taşra birimlerinde ayni şekilde dosyalanacak ve bu ortak dosya kodlarının yazışmalarda kullanılmasına devam edilecektir.

4) Yazışmalarda (Sayı) bölümünde kod verilirken; yazının çıktığı birimin kodunun verilmesinden sonra, yazının içeriği incelenmeli dosyalama sistemi gözden geçirilmeli ve en uygun kod verilmelidir.

5) Tek Konu kodunda, harften, sonra gelen sayı hanesi 2 rakamdan daha fazla çoğaltılamaz.

6) Alt Konu ve Tek Konularda (Çeşitli) bölümleri açılmıştır. Ancak, Çeşitli dosyalarında yığılma olmasını önlemek için evrakın mümkün olduğu kadar tasnif edilip uygun bir dosyaya yerleştirilmesi veya yenisinin açılması hizmetin işlerliği ve verimliliği açısından daha sağlıklı olacaktır.

7) Bazı başlık ve kodlar, sadece Genel Müdürlük bünyesindeki ilgili merkez teşkilatı dairesini ilgilendiriyor görülse bile; hizmetin bütünlüğü içinde, ilgili tüm daire birim ve İl Sosyal Hizmetler Müdürlüklerince aynı kodun değiştirilmeden kullanılmasına özen gösterilmelidir.

8) Sistemle ilgili tüm rehberlik hizmetlerinin Araştırma, Planlama ve Koordinasyon Dairesi Başkanlığı (Araştırma ve Geliştirme Şubesi) tarafından yürütülmesine devam edilecektir.

9) SHÇEK Dosyalama Sisteminin kullanılmaya başlandığı tarihten bu güne geçen bir yıllık süre içinde yapılan değişiklikler ve ilaveleri içeren “Dosya Planı” ekte gönderilmiştir.

Bilgilerini ve gereğini rica ederim

EK : Dosya Planı

(57sayfa)

Dr. Nihat İLHAN

Genel Müdür

SOSYAL HİZMETLER VE ÇOCUK ESİRGEME KURUMU

(SHÇEK)

DOSYA PLANI

İŞARETİ AMA KONULAR SAYFA NO

Ç ÇOCUKLARA YÖNELİK SOSYAL HİZMETLER 1

YH YAŞLILARA YÖNELİK SOSYAL HİZMETLER 4

ÖZ ÖZÜRLÜLERE YÖNELİK SOSYAL HİZMETLER 6

SY SOSYAL YARDIM HİZMETLERİ 7

A AİLE VE TOPLUMA YÖNELİK SOSYAL HİZMETLER 10

DK SOSYAL HİZMETLER DANIŞMA KURULU FAALİYETLERİ 11

İK İL SOSYAL HİZMETLER KURULLARI 13

G GÖNÜLLÜ SOSYAL HİZMET KURULUŞLARI 14

H HUKUKİ FAALİYETLER 16

DE DENETİM FAALİYETLERİ 18

PP PLAN VE PROGRAM FAALİYETLERİ 20

M MEVZUAT ÇALIŞMALARI 22

B BÜTÇE ÇALIŞMALARI 24

GE GELİRLER 28

OM ORGANİZASYON VE METOT ÇALIŞMALARI 30

YT YATIRIM VE İNŞAAT FAALİYETLERİ 33

AD ARAŞTIRMA VE DEĞERLENDİRME FAALİYETLERİ 35

Bİ BİLGİ İŞLEM VE İSTATİSTİK FAALİYETLERİ 38

E EĞİTİM FAALİYETLERİ 40

YF YAYIN FAALİYETLERİ 43

BH BASI VE HALKLA İLİŞKİLER 45

Dİ DIŞ İLİŞKİLER 47

P PERSONEL 49

İ İDARİ VE MALİ İŞLER 51

DS DÖNER SERMAYE FAALİYETLERİ 53

SA SAVUNMA HİZMETLERİ 54

GF 2828 SAYILI KANUN DIŞINDAKİ MEVZUAT

GEREĞİ YÜRÜTÜLEN GENEL FAALİYETLER 56

Ç - ÇOCUKLARA YÖNELİK SOSYAL HİZMETLER

İŞARETİ ALT KONU

Ç – 1 Korunmaya Muhtaç Çocuklara Yönelik Sosyal Hizmet Kuruluşları.

Ç – 2 Korunmaya Muhtaç Çocuklara Yönelik Koruyucu Aile ve Evlat Edinme Hizmetleri

Ç – 3 Gündüzlü Bakım Hizmetleri

Ç – 4 Yatılı Meslek Liselerinde Okuyan Öğrencilerle İlgili Yazışmalar

Ç – 5 Kredi ve Yurtlar Kurumu İle İlgili Yazışmalar

Ç – 6 Çocukların Kamplardan Faydalandırılmasına Yönelik Faaliyetler

Ç – 7 Kurslarla İlgili Yazışmalar

Ç – 8 Kreş ve Gündüz Bakımevlerinin Ücretleri

Ç – 9 Çocukların Toplu İçinde Desteklenmesi ile İlgili Faaliyetler

Ç – 10 18 Yaşını Doldurmuş Olan Çocukların Kamu Kurum ve Kuruluşlarında İşe Yerleştirilmeleri İle İlgili Talepler

Ç – 11 18 Yaşını Doldurduktan Sonra Kuruluştan Ayrılmış Olan Çocukların Kamu Kurum ve Kuruluşlarında İşe Yerleştirilmeleri (Kuruluşlardan Gelen Nitelik Formları)

Ç – 12 18 Yaşını Doldurduğu Halde Halen Kuruluşlarda Kalan Çocukların Kamu Kurum ve Kuruluşlarında İşe Yerleştirilmeleri

İŞARETİ TEK KONU

Ç – 1 – 1 Çocuk Yuvaları (67 İL)

Ç – 1 – 2 Yetiştirme Yurtları (Okullu Sanata Yönelik - 67 İl)

Ç – 2 – 1 Koruyucu Aile Hizmetleri

Ç – 2 - 2 Evlat Edinme Hizmetleri

Ç – 3 – 1 Genel Müdürlüğe Bağlı Kreş ve Gündüz Bakımevleri

Ç – 3 – 2 Kamu Kreş ve Gündüz Bakımevleri

Ç – 3 – 3 Özel Kreş ve Gündüz.Bakımevleri

Ç – 4 – 1 Sağlık ve Sosyal Yardım Bakanlığı'na Bağlı Meslek Liselinde Okuyan Çocuklarla ilgili Yazışmalar

Ç – 4 – 2 Milli Eğitim Gençlik ve Spor Bakanlığına Bağlı Meslek Liselerinde Okuyan Çocuklarla İlgili Yazışmalar

Ç – 6 – 1 Arcı Motel

Ç – 6 – 2 Milli Eğitim Gençlik ve Spor Bakanlığı

Ç – 6 – 3 Kızılay

Ç – 6 – 4 Sosyal Hizmet Kuruluşları Arasında Gerçekleştirilen Kamp Çalışmaları

Ç - 6 – 5 Çeşitli

Ç – 7 – 1 Milli Eğitim Gençlik ve Spor Bakanlığı

Ç – 7 – 2 Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı

Ç – 7 – 3 Çeşitli

Ç – 8 – 1 Genel Müdürlük Kreş ve Gündüz Bakımevi Ücretleri

Ç – 8 – 2 Kamu ve Özel Ücretleri Kreş ve Gündüz Bakımevi Ücretleri

İŞARETİ TEK KONU

Ç – 10 – 1 Genel Bütçeli Kurumlardan Gelen Talepler

Ç – 10 – 2 Katma Bütçeli Kurumlardan Gelen Talepler

Ç – 10 – 3 Özel Bütçeli Kurumlardan Gelen Talepler

Ç – 10 – 4 Kamu İktisadi Teşekküllerinden (KİT’den)Gelen Talepler

Ç – 10 – 5 Yıl İçerisinde İşlemi Biten Kamu Kurum ve Kuruluşları (İşe Yerleştirilen Çocukların ve Kuruluşların Listeleri)

Ç – 11 – 1 Fakülte ve Yüksek Okul Mezunu

Ç – 11 – 2 Lise Mezunu

Ç – 11 – 3 Ticaret Lisesi Mezunu

Ç – 11 – 4 Öğretmen Okulu Mezunu

Ç – 11 – 5 Kız Meslek Lisesi Mezunu

Ç – 11 – 6 İmam-Hatip Lisesi Mezunu

Ç – 11 – 7 Orta Okul Mezunu

Ç – 11 – 8 İlkokul Mezunu

Ç – 12 – 1 Fakülte ve Yüksek Okul Mezunu

Ç – 12 – 2 Lise Mezunu

Ç – 12 – 3 Ticaret Lisesi Mezunu

Ç – 12 – 4 Öğretmen Okulu Mezunu

Ç – 12 – 5 Kız Meslek Lisesi Mezunu

Ç – 12 – 6 İmam-Hatip Lisesi Mezunu

Ç – 12 – 7 Ortaokul Mezunu

Ç – 12 – 8 İlkokul Mezunu

Ç – 12 – 9 Halen Öğrenci Olanlar

YH - YAŞLILARA YÖNELİK SOSYAL HİZMETLER

İŞARETİ ALT KONU

YH – 1 Huzurevleri

YH – 2 yaşlı Hizmetleri Alanında Yapılan Diğer çalışmalar

YH – 3 Çeşitli

İŞARETİ TEK KONU

YH – 1 – 1 Genel Müdürlüğe Bağlı Huzurevleri (67 İl) Tertipler, Dilekçeler v.b.)

YH – 1 – 2 Diğer Kamu Huzurevleri (Açılış Onayları, Çeşitli Yazışmalar)

YH – 1 – 3 Özel Huzurevleri (Açılış Onayları, Şikayetler, Çeşitli Yazışmaları)

ÖZ – ÖZÜRLÜLERE YÖNELİK SOSYAL HİZMETLER

IŞARETI ALT KONU

ÖZ – 1 Sakatların Rehabilitasyon Hizmetleri

ÖZ – 2 Sakatların Korunması ile İlgili Faaliyetler

ÖZ – 3 Çeşitli

İŞARETİ TEK KONU

ÖZ – 1 – 1 Genel Müdürlüğe Bağlı Rehabilitasyon Merkezleri

ÖZ – 1 – 2 Kamu Kuruluşlarına Bağlı Rehabilitasyon Merkezleri

ÖZ – 1 – 3 Özel Rehabilitasyon Merkezleri

SY - SOSYAL YARDIM HİZMETLERİ

İŞARETİ ALT KONU

SY – 1 Çocuklara Yönelik Sosyal Yardımlar

SY – 2 Yaşlılara Yönelik Sosyal Yardımlar

SY – 3 Özürlülere Yönelik Sosyal Yardımlar

SY – 4 Ailelere Yönelik Sosyal Yardımlar

SY – 5 Diğer Muhtaç Kişilere Yönelik Sosyal Yardımlar

(İl-İl, Ayni ve Nakdi Yardımlar Dahil, Kişisel Dosyalar)

SY – 6 Aşevlerinin Kurulması ve İşletilmesiyle İlgili İdari Yazışmalar

SY – 7 SHÇEK Ayni ve Nakdi Yardım Yönetmeliğinin 26 ıncı Maddesine Göre Genel Müdürlüğe Gönderilecek Listeler

SY – 8 Sosyal Yardım Amaçlı Kampanyalar

SY – 9 SHÇEK Dışındaki Sosyal Yardım Kuruluşlarına Havale İşlemleri

SY – 10 Doğal Afet Geçirmiş Bölgelere Yapılacak Yardımlarla İlgili Yazışmalar

SY – 11 Sosyal Yardım Talepleri Reddedilen Kişiler ile ilgili Yazışmalar

SY – 12 Çeşitli

İŞARETİ TEK KONU

SY – 8 – 1 Ülke Çapındaki Sosyal Yardım Amaçlı Kampanyalar

SY – 8 – 2 Mahalli Düzeydeki Sosyal Yardım Amaçlı Kampanyalar

A - AILEYE VE TOPLUMA YÖNELIK SOSYAL HIZMETLER

İŞARETİ ALT KONU

A – 1 Gecekondu Köy Kesim Kırsal Hizmetleri

A – 2 Toplum Merkezleri

A – 3 Gençlik Hizmetleri

A – 4 Aile Danışma Hizmetleri

A – 5 Çeşitli

DK – SOSYAL HİZMETLER DANIŞMA KURULU FAALİYETLERİ

İŞARETİ ALT KONU

DK - 1 Davet Yazışmaları

DK – 2 SHÇEK Çalışma Raporları

DK – 3 Toplantı Raporları (Görüşme Tutanakları)

DK – 4 Diğer Yazışmalar

DK – 5 Çeşitli

İŞARETİ TEK KONU

DK – 1 – 1 Üye Kuruluşlara Gönderilen Davet Yazıları

DK – 1 – 2 Cumhurbaşkanı' nca Atanmış Üyelere Gönderilen Davet Yazıları

İK – İL SOSYAL HİZMETLER KURULLARI

İŞARETİ ALT KONU

İK - 1 Toplantı Davet Yazışmaları

İK - 2 İl Sosyal Hizmet Müdürlükleri Çalışma Raporları

İK – 3 Toplantı Raporları

İK – 4 Genel Müdürlüğe Gönderilecek Nihai Raporları

İK – 5 Genel Yazışmalar

G – GÖNÜLLÜ SOSYAL HİZMET KURULUŞLARI

İŞARETİ ALT KONU

G – 1 Dernekler

G – 2 Vakıflar

G – 3 Çeşitli

İŞARETİ TEK KONU

G – 1 – 1 Kamuya Yararlı Dernekler

G – 1 – 2 Genel Müdürlük Sosyal Hizmet Kuruluşları Bünyesindeki Yardım Dernekleri

G – 1 – 3 Diğer Dernekler

G – 2 – 1 Vakıflara Vergi Muafiyeti Verilmesi

G – 2 – 2 Vakıflarla ilgili Genel Çalışmalar ve Yazışmalar

H - HUKUKİ FAALİYETLER

İŞARETİ ALT KONU

H – 1 Adli Davalar

H – 2 İdari Davalar

H – 3 Ceza Davaları

H – 4 Çeşitli

İŞARETİ TEK KONU

H – 1 – 1 Bedel Arttırımı

H – 1 – 2 İzale-i Şuyu

H – 1 – 3 Kira Tespit

H – 1 – 4 Evlat Edinme

H – 1 – 5 Alacak, Tazminat vb.

H – 1 – 6 Çeşitli

D