SHÇEK Teftiş Kurulu
T.C.
SAĞLIK VE
SOSYAL YARDIM BAKANLIĞI
SOSYAL HİZMETLER
VE ÇOCUK ESİRGEME KURUMU
GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
ANKARA
31 Mart 1986
SAYI
: İMİD (A.S)-86/07471
KONU
: Ayniyat Tesellüm Makbuzu
GENELGE
86/26
Ayniyat Tesellüm
Makbuzlarının ilgili mevzuat
doğrultusunda
düzenlenmesine yardımcı olmak
üzere hazırlanan aşağıdaki
genelgenin ilgililere duyurulması
ve genelge doğrultusunda hareket edilmesinin sağlanması Genel Müdürlüğümüzce uygun görülmüştür.
Bilgilerinizi ve
gereğini rica ederim.
Dr.
Nihat İLHAN
Genel Müdür
EKLER
EK : 1 Genelge
DAĞITIM
A ve B Planı
AYNİYAT TESELLÜM
MAKBUZLARINA AİT BİLGİLER
1- GİRİŞ
2-
2-
AYNİYAT TESELLÜM
MAKBUZLARININ KURULUŞLARDA TESLİM ALINMASI - KAYDA ALINMASI VE
SAKLANMASI:
3-
3-
AYNİYAT TESELLÜM
MAKBUZUNUN DÜZENLENMESİ :
3.1- GENEL
KAİDELER
3.2- SATIN ALINAN
MALZEME İÇİN DÜZENLEME
3.3- BAŞKA BİR
KURULUŞTAN GÖNDERİLEN MALZEME
İÇİN DÜZENLEME
3.4- BAĞIŞ MALZEME İÇİN DÜZENLEME
4- AYNİYAT TESELLÜM
MAKBUZUNUN DÜZENLENMESİNİ
TAKİBEN YAPILACAK İŞLER:
1-GİRİŞ :
Satın alınan, kabul
edilen bağış veya
diğer bir kuruluştan gönderilen
her türlü erzak,
eşya ve malzemenin
ambara giriş işleminde,
diğer bir deyişle
devlet mali niteliği
kazanmasında kullanılan evraka
Ayniyat Tesellüm Makbuzu
denilmektedir. Ayniyat Talimatnamesinin ek cetvelleri içinde
24 örnek numarada
şeklen
belirlenmiştir. Bu örneğe
uyularak Kuruluşlarımızda kullanılmakta olan Ayniyat Tesellüm
Makbuzları numaraları birbirini
takip eden elli
işlemlik ciltler halinde
bastırılmış ve ihtiyaca göre
gönderilmiştir. Eski Ayniyat
Tesellüm Makbuzları ve
cetveller 31.12.1983 tarihinden
itibaren yürürlükten kaldırılmıştır.
2- AYNİYAT TESELLÜM
MAKBUZLARININ KURULUŞLARDA TESLİM
ALINMASI, KAYDI VE SAKLANMASI:
Genel Müdürlüğümüzce kuruluşlara
gönderilen Ayniyat Tesellüm
Makbuzları ambar memurları
tarafından alındığında cilt
ve sayfa numaraları
kontrol edilerek ekli (Ek: 1 ve 1.A) tutanak
örneklerine uygun olarak
iki nüsha olarak imza
altına alınacak, birinci
nüshası (EK:2) örneğine
uygun şekilde tanzim
edilecek Ayniyat Tesellüm
Makbuzlarına mutlaka ellenerek
en kısa sürede
Genel müdürlüğümüze gönderilecektir. (Bütün kuruluşlar
tanzim edecekleri tutanakları
için tarih ve
sıra numarası verecekleri ayrı bir
defter tutmak mecburiyetindedir. Defterin her sayfası kuruluş Müdürleri tarafından imzalanıp mühürlenecek ve son sayfasına
defterin kaç yapraktan
ibaret olduğuna dair
şerh verilecektir.
Ayniyat Tesellüm
Makbuzları ambar defterinin
ilgili sayfasında kayda
alındıktan sonra varsa
bir kasada, kasa yoksa en az kasa kadar
güvenli bir yerde Ayniyat
Saymanının kontrolünde saklanacaktır. Ayniyat Saymanı
tayin edilmemiş veya
Ayniyat Saymanı olarak görevlendirilmiş personeli olmayan kuruluşlarda ayniyat tesellüm
makbuzları kuruluş müdürü kontrolünde
saklanacaktır. Ayniyat Tesellüm
Makbuzlarının kaybolması halinde
durum bir tutanakla tespit edilecek ve derhal genel Müdürlüğe
bildirilecektir. Makbuzların
kaybolmasında ihmal, kusur
gibi hususların var
olup olmadığı incelenecek ve
durum Genel Müdürlüğe
gönderilecek tutanakta açıkça
belirtilecektir.
3- AYNİYAT TESELLÜM
MAKBUZLARININ DÜZENLENMESİ :
Ayniyat Tesellüm
Makbuzlarının sıra
numaralarına ve ciltlerinin
birbirini takip edeceği
şekilde, her işlem
için üç kopyalı
olarak kullanılmaları zorunludur.
Kuruma günlük olarak gelen ekmek, süt, yoğurt, sebze
ve bunun gibi
parası ay sonlarında
ödenen levazım için,
günü gününe geçici
makbuz tanzim edilecek,
ay sonlarında bunların parasal
toplamı ile fatura
tutarı arasında mutabakat
sağlandıktan sonra Ayniyat
Tesellüm Makbuzu tanzim
edilecektir.
3.1- GENEL KAİDELER :
3.1.1- Ayniyat
Tesellüm Makbuzu Düzenlenmesinde sabit kalem kullanılması
usul haline getirilecektir.
3.1.2- Makbuzun
“Kurumun adı” satırına
ayniyatı tanzim eden
kuruluşun adı ile
İl’i veya
İlçe’si mutlaka yazılacaktır. Kurum ve
mahal adlarında kısaltma
yapılmayacaktır.
3.1.3- Makbuzun “Miktar” hanesinin
“yazı ile” sütununa
yazılacak, yazı satıra
sığmazsa altındaki
satıra geçilebilecektir.
3.1.4- Makbuzun “Kimin tarafından
teslim olunduğu”sütununa, malı ambara
ile
teslim eden
veya malzemeyi gönderen
kuruluşun ismi ve
verilen fatura
tarihi ile numarası
aşağıdan yukarıya doğru
yazılacaktır.
3.1.5- Makbuzun
üçüncü nüshası olan
dip koçanda yazılı
malzemenin karşısına
ambar defterinin ilgili sayfa numarasının yazılmasının
usul haline
getirilmesi sağlanacaktır.
3.1.6- 3.1.6- 3.1.6- Kalem adedi fazla
olan malzemeyi kaydederken
ikinci makbuza geçilmesi
Gerekiyorsa toplam
hanesi, ikinci makbuzun
birinci satırına “Ara toplam
nakli yekün
“ başlığı ile
aynen yazılacaktır.
3.1.7- Makbuzları tanzim
eden ambar memuru
ile görüldü anlamında
imza eden
ayniyat saymanının ve tasdik eden kuruluş müdürünün adı, soyadı
ve görev
unvanlarını kısaltma
yapılmadan, okunaklı şekilde
olmasını teminen kaşe
kullanılmasına özen
gösterilecek ve mühürün okunacak şekilde
kullanılması usul
haline getirilecektir.
3.1.8- 3.1.8- 3.1.8- Makbuzlarda
SİLİNTİ VE BİLHASSA
KAZINTI YAPILMAMASINA
DİKKAT EDİLECEKTİR. Zorunlu hallerde silinti
yapılacaksa, yanlış rakam
veya yazının üzerine
tek bir çizgi
çizilerek üstüne doğru
rakam yazılacaktır. Yapılan
düzeltmelerle makbuz okunamayacak duruma gelmişse (EK-
3) örneğine uygun olarak Ayniyat
Tesellüm Makbuzu iptal
edilecek ve gerektiğinde ilgililere
ibraz edilmek üzere
saklanacaktır.
3.2-
3.2-
SATIN ALINAN MALZEME İÇİN DÜZENLEME :
Piyasadan satın alınıp muayene komisyonları tarafından
kabulü yapıldıktan sonra
Ambara girişi yapılan her
türlü yiyecek, giyecek
vesair malzeme için
tanzim
edilecek ayniyat tesellüm makbuzu
3.1. bölümünde açıklana genel kaideler
gözönünde tutularak
düzenlenecektir.
3.3-
3.3-
BAŞKA BİR
KURULUŞTAN GÖNDERİLEN MALZEME
İÇİN DÜZENLEME:
Başka bir kuruluştan gönderilen malzeme için gözönünde tutularak
Düzenlenecektir.
3.4-
3.4-
BAĞIŞ YAPILAN
MALZEME İÇİN DÜZENLEME
:
Tatil günlerinde
kabul edilen bağışlar için nöbetçi memurları tarafından
hazırlana teslim
tutanağının bir sureti
bağışı yapan kişiye
verilecek tatili takip
eden iş günü tutanağa
göre tanzim edilecek
ayniyat tesellüm makbuzunun
birinci nüshası
bağışı bağışı yapan
kişiye veya adresine postalanacaktır.
3.4.1- 3.4.1- KURBAN BAĞIŞI DIŞINDAKİ HER
MALZEME İÇİN :
3.4.1.1) Bu
tip malzemenin fiyatı
ile ilgili bir
evrak varsa yani
fiyatı
biliniyorsa,
makbuzun “kimin tarafından
teslim olunduğu” sütununa
bağışı yapan
kişinin adı, soyadı
ve adresinin kısaltma
yapılmadan
yazılmazı
unutulmadan yukarıda açıklanan
esaslara uyularak tanzim
edilecektir.
3.4.1.2- Bağış
olarak alınan malzemenin fiyatı
bilinmiyorsa, ayniyat
saymanının da
dahil edildiği bir
takdir komisyonu kuruluş
müdürünün onayı
ile kurulacaktır.
Komisyon üyeleri
(EK-4) örneğine uygun
olarak üç nüsha
tutanakla
malzemenin kıymetini
takdir edecek ve
imzalanacaktır. Tutanağa
göre (EK-5) örneğine uygun olarak Ayniyat
Tesellüm
Makbuzu düzenlenecek ve birinci nüshası
tutanağın aslı ile
birlikte
bağışı yapan
kişiye verilecektir. İkinci
ve üçüncü nüshaları
Ayniyat Tesellüm
makbuzunun ilgili kopyalarına
eklenecektir.
3.4.2- 3.4.2- BAĞIŞ KURBAN OLARAK YAPILACAKSA
:
Kuruluşa getirilen
veya kurban edildiği
yerden alınası istenilen
bağış, ambara geldiğinde
3.4.1-2 bölümünde
açılandığı şekilde kurulan
takdir komisyonlarınca niteliği
(kurbanın derili veya
derisiz olduğu mutlaka
belirtilecektir.) Cinsi ve
miktarı ile kg.
fiyatı belirlenecek ve
aynı bölümde izah
edildiği şekilde ayniyat
tesellüm makbuzu tanzim
edilecektir. Kurban derili
ise, deri satışlarının dernekler kanalıyla değil,
doğrudan kurum kanalıyla yapılması
hususu usul haline
getirilecek ve satıştan
elde edilecek gelir
katma bütçeye irad
kaydedilmesi sağlanacaktır.
- AYNİYAT
TESELLÜM MAKBUZUNUN DÜZENLENMESİNİ TAKİBEN
YAPILACAK İŞLER :
Üç
nüsha olarak tanzim
edilecek Ayniyat Tesellüm
Makbuzunun :
- Birinci nüshası,
ödemeye esas olmak üzere
tahakkuk evraklarına bağlanacaktır.
- İkinci nüshası,
her mali yıl sonunda
yapılması mecburi olan
ve Sayıştay Başkanlığına sunulmak üzere Genel
Müdürlüğümüze gönderilecek olan İdare
Hesapları arasında evrakı
müspite olarak bulunmak
üzere, Ayniyat Saymanlığında saklanacaktır.
- Dip koçan
olarak kalan üçüncü
nüsha ise ambar
memurunun giriş evrakları
arasında saklanacaktır.
EK - 1
ÖRNEKTİR
TUTANAK Tarih :
Sayı :
Genel Müdürlüğümüz tarafından
kuruluşumuzda kullanılmak üzere
gönderilen 5 (beş) cilt
ayniyat tesellüm makbuzunun
yapılan muayenesinde ciltlerin
aşağıda belirtilen numaraları
takip ettiği, ciltlerde
yırtık ve eksik
sayfa bulunmadığı tarafımızdan tespit edilmiştir.
İmza İmza
Adı
Soyadı
Adı Soyadı
Ambar Memuru
Kuruluş Adı
Ayniyat Saymanı
İmza -
Mühür
Adı
– Soyadı
Kuruluş
Müdürü
Birinci cilt 01 - 50
İkinci cilt 51 - 100
Üçüncü cilt
101 - 150
Dördüncü cilt
151 - 200
Beşinci cilt 201 – 250
VEYA
BİRİNCİ –
BEŞİNCİ CİLTLER : 01 - 250
-----------------------------------------------------------------
EK – 1-A
ÖRNEKTİR
TUTANAK Tarih :
Sayı :
Genel Müdürlüğümüz tarafından
kurumumuzda kullanılmak üzere
gönderilen 5 (beş) cilt
ayniyat tesellüm makbuzunun
yapılan muayenesinde ciltlerin
yazıda belirtilen numaraları
takip etmediği ve
sayfalarından bazılarının
yırtık ve okunmaz durumda oldukları
tarafımızdan tespit edilmiştir.
İmza İmza
Adı
Soyadı
Adı Soyadı
Ambar Memuru
Kuruluş Adı
Ayniyat Saymanı
İmza -
Mühür
Adı
– Soyadı
Kuruluş
Müdürü
Birinci cilt 01 - 50
İkinci cilt 101 - 150
Üçüncü cilt
151 - 200
Dördüncü cilt
201 - 250
Beşinci cilt 301 - 350
Üçüncü cildin 161. sayfasının yarısı
yırtılmıştır.
Dördüncü cildin
249. sayfası okunmaz durumdadır.
EK – 4
ÖRNEKTİR
TUTANAK Tarih :
Sayı :
...........................................................................................adresinde oturmakta
olan Bay – Bayan
..........................................................Kuruluşumuz
adına aşağıda cins ve miktarları yazılı dört kalem malzemeyi
bağışlamıştır. Ayniyat Talimatnamesinin 4. maddesinin 2.
fıkrasına göre bağış
yapılan malzemeye aşağıda
belirtildiği şekilde fiyat
takdir olunmuştur.
İmza İmza İmza
Adı
Soyadı Adı – Soyadı Adı Soyadı
Ambar Memuru Memur Kuruluş Adı
Ayniyat Saymanı
CİNSİ MİKTARI BİRİM FİYATI TUTARI
1- Pirin 50
(elli) kg. 200
(ikiyüz) lira 10.000.-
2- Halı 5
(beş) metre x 6(altı) metre 5000
(beşbin) lira 150.000.-TL
(otuz metrekare)
3
- Takım elbise 2 (iki) takım 15.000
(onbeşbin) 30.000. TL.
4
- Koyun 20
(yirmi) kg. 2.000
(ikibin) 40.000. TL.
İmza
- Mühür
Adı
– Soyadı
Kuruluş
Müdürü