ANKARA

26 şubat 1988

SAYI : İMİD ( A.S.)M –5-4/88- 0231

KONU : SHCEK Ayniyat idari hesaplarının

hazırlanması

GENELGE

88/10

Genel Müdürlüğümüz Merkez ve taşra teşkilatı ayniyat idari hesaplarının aşağıda belirtilen esaslar çerçevesinde, 1984 mali yılından başlamak üzere hazırlanarak İl Sosyal Hizmetler Müdürlükleri vasıtası ile Genel Müdürlüğümüze gönderilmeleri uygun görülmüştür.

YIL SONU SAYIMLARI VE HESAPLARI CETVELLERİNİN HAZIRLANMASI

Bir hesap devresi içinde alınan, kullanılan ve mevcut olan devlet malının belgelere dayanılarak ait oldukları cetvellerde gönderilmesine Ayniyat İdari Hesabının düzenlenmesi denilmektedir.

1050 sayılı Genel Muhasebe Kanunu’nun 124. maddesi ve 832 sayılı Sayıştay Kanunun 40. maddesi c bendi ile Ayniyat Talimatnamesinin 24 . maddesi gereğince;

a) a) a) cinsi ve bedeli itibariyle mali yıl başına geçen yıldan devreden,

b) b) b) yıl içinde alınan,

c) c) c) yıl içinde sarf olunanlar ile kayıp ve fire miktarları,

d) d) d) sayım sonu noksan ve fazlaları ile gelecek yıla devredenlerin gösterilmesi gerekmektedir.

Sayım ekibinde görev alanlara bu görevleri en geç bir gün önce bildirilir. Sayımlar malzemeyi yerinde görerek sayarak ölçerek, tartarak yapılır.

Demirbaş eşya ve mefruşatın, sayımına başlamadan önce ilgili memur tarafından demirbaş defterinden eşyanın, cinsi, geçen seneden devredeni, mali yılı içinde alınanı ve çeşitli nedenlerle çıkanı örnek 5 nolu cetvelin ilgili sütunlarına yazılarak sayım heyetine verilir. ( Ayniyat Talimatnamesinin 2 nolu genel tebliği ) sayım heyetinde görev alanların sayım cetvellerinin altına isim, unvan, ve görevlerini açık olarak saymaları ve imzalamaları gerekmektedir.

DEMİRBAŞ EŞYA VE MEFRUŞAT İÇİN İDARE HESAP CETVELLERİNİN

HAZIRLANMASI

Ayniyat saymanları her yıl sonunda 31 ARALIK tarihi itibariyle demirbaş eşya ve mefruşat demirbaş eşya esas defteri kayıtlarına dayanarak düzenleyecekleri örnek 5 nolu cetvele geçen seneden devredenleri, yıl içinde alınanları, ayrı ayrı kıymet, miktar ve adet olarak yazacak ve toplam alacaklardır. Demirbaş malzemede çeşitli nedenlerle (diğer bir mahale verilen kullanılamayacak hale gelmesi sebebiyle imha edilen veya satılan vs) çıkışları yapılanlarda defterin”Yıl içinde muhtelif çıkan “ hanesine değer ve miktar olarak işlenip toplama işlemi yapıldığında her cins demirbaş eşya ve mefruşatın kayıt mevcudu elde edilmiş olur. Sayım heyeti örnek 5 numaralı cetveldeki adetler ile demirbaş, ambar, ve yevmiye defterlerindeki miktarları karışlılaştırılarak sayım öncesi kayıtları mutlaka tespit etmelidir. Kayıtların sağlıklı olduğu tespit edildikten sonra sayıma geçilmesi usul haline getirilmelidir. Sayıma geçildikten sonra cetvelde kayıtlı her cins malzeme ve mefruşat numaralarına göre tek tek gözle görülerek sayılır fazla veya eksik malzeme tespit edilirse fazlalar irada alınır, noksanlar mühesiplerine ödettirilir. Sayım sonucunda örnek 4 numaralı tutanak hazırlanarak sayım komisyonunda görevli kişilerin adı, soyadı ve kadro unvanları da belirtilerek imzalanır ve örnek 5 numaralı cetvele eklenir örnek 6 numaralı demirbaş eşya icmal cetveli, demirbaş eşya ve mefruşatın giriş ve çıkışlarını topluca gösteren, demirbaş defterinin örnek 5 numaralı cetvelin özeti alan bir cetveldir. Demirbaş eşya ve mefruşat bu cetvelde malzeme grup listesindeki sıra numarasına göre kullanılmayan haneler boş bırakılmak kaydıyla giren- çıkan ve kalan hanelerinde toplu olarak gösterilecektir. Örnek 5 numaralı sayım cetveli ile örnek 6 numaralı icmal cetvelinde, geçen yıldan devreden, yıl içinde alınan, yıl içinde muhtelif nedenlerle çıkan ve gelecek yıla devredenler hanedeki toplam ve adetler arasında mutabakat sağlanacaktır.

cetveller üzerinde el ile düzeltme yapılmamasına özen gösterilecek, çok zorunlu hallerde düzeltmeyi yapan kişi uygun bir yere imzasını atacaktır. Düzeltilmesi istenilen rakamın üstüne tek bir çizgi çizilerek rakam iptal edilecek, ancak iptal edilecek rakamın okunur şekilde kalmasını bilhassa dikkat edilecektir.

sayım sonunda defter kayıtlarına göre fazla demirbaş malzeme çıkarsa sayım komisyonu tarafından düzenlenecek ayrıntılı tutanağa dayanarak ayniyat tesellüm makbuzu tanzim edilir, ambar defterine girişi yapılarak istek çıkış pusulası ile çıkış işlemi tamamlanarak demirbaş defterine kaydı yapılır. Sayım sonucunda noksan çıktığı tespit edilen malzeme aynen veya nakden muhasiplerine ödettirilir. Ödeme yapılamasa eksik görülenlerin türü ve kıymeti4 nolu tutanağa bağlı bir cetvele yazılarak sayışta ya verilerek yıllık cetvele bağlanacak ve sayış tayca verilen veya bildirilecek karara uyulacaktır ( ayniyat talimatnamesi madde 11- 12)

KULLANILAN VE TÜKETİLEN MALZEME İDARİ HESAP CETVELLERİNİN DÜZENLENMESİ

Ambar defterinde 31 ARALIK tarihine kadar yapılan işlemler yevmiye defteri ile karşılaştırıldıktan sonra, ayniyat talimatnamesinin 30 maddesi hükmü gereği “ son derece özenle “ giren ve çıkan hanelerinde görülen kaydı “ mevcutlar, özellikle örnek 17 numaralı kullanılan ve tüketilen eşya ve levazım tutanağının “ kayden mevcut miktar” sütununa sırası ile aynen yazılacaktır. Kontrol işleminden sonra sayıma geçilecektir sayım komisyonları 3 kişiden az olmamak üzere, ayniyat saymanı ile ita amirinin görevlendirileceği memur veya memurlardan oluşturulacaktır. Sayım tutanağında ambar memurunun adı soyadı ve imzası mutlaka bulunmalıdır.

Sayım sırasında bulunan mevcutlar, “sayımdan çıkan miktar” sütununa kayden mevcutlar karşısına sıra ile yazılacaktır. Sayım tamamlandıktan sonra sayımda çıkan ile kayden mevcut, miktarların denk olmaları gerekir. Ancak, sayım neticesinde çıkan mevcut kayken mevcuda nazaran noksan çıkmışsa noksan miktar müsebbiplerine aynen nakden ödettirilir. Sayım sonucu mevcut fazla çıkmışsa fazlalık miktar için ayniyat tesellüm makbuzu kesilerek kayıtlara alınır.

Örnek 17 sayım cetveline kayıt ve sayım sonuçları yazıldıktan sonra ambar memurlarınca örnek 18 numaralı icmal cetvelini, örnek 17 den alınarak kullanılan ve tüketilen malzemenin giriş ve çıkışları ile mevcutları toplu olarak aktarılarak, ilgili defterlerin giriş ve çıkışları ile karşılaştırılarak mutabakat sağlanacaktır.

Malzeme, örnek 18 numaralı cetvellere malzeme gurup listesindeki sıraya göre yazılacaktır. Demirbaş eşya ile kullanılan ve tüketilen eşya sayımları tamamlandıktan sonra ilgili defterler arasındaki mutabakat mutlaka sağlanmalıdır.

1 İLLERE :

Kuruluş saymanlıkları demirbaş eşya ve mefruşat eşya ile kullanılan ve tüketilen eşyaya ait yukarıda açıklandığı şekilde 4 nüshalı olarak tanzim ettikleri cetvellerini (demirbaş ve tüketilen malzemenin cetvellerin) ayrı ayrı ve sıra numaralarına göre ikişer takım haline getirilerek dizi pusulası ekinde idare olarak bağlı oldukları İl Sosyal Hizmetler Müdürlüklerine gönderilecektir. Takım haline getirilen evraklardan birinde Sayıştay Başkanlığı’nca istenen ve aşağıda yazılı evrakların asılları diğerinde ise sadece cetveller olacaktır.

SAYIŞTAY BAŞKANLIĞINCA İSTENEN CETVELLER :

1- Örnek 4 nolu demirbaş sayım tutanağı,

2- Örnek 5 nolu demirbaş eşya sayım cetveli ,

3- Örnek 6 nolu demirbaş eşya icmal cetveli,

4- Örnek 17 nolu kullanılan ve tüketilen malzeme sayım tutanağı,

5- Örnek 18 nolu kullanılan ve tüketilen maddelerin icmal cetveli,

6- Ayniyat yevmiye defterinin 1. sayfası

7- Hesap devresi döneminde görev yapan saymanlar ve görev sürelerini gösteren cetveller.

Bunlara bağlı belgeler ise;

AYNİYAT GİRİŞ BELGELERİ :

1- Ayniyat tesellüm makbuzu 2. kopyası

2- fatura süreti,

3- bağış yoluyla gelenlerin tespit tutanağı,

4- başka daireden gönderilmiş ise gönderme yazısı, tutanakla verilmişse tutanak,

5- Sayım fazlası girişlerde sayım tutanağı,

6- Döner sermayeden gönderilmişse isteme çıkarma belgesi

AYNİYAT ÇIKIŞ BELGELERİ :

1- İstek pusulası,

2- Çıkış pusulaları ve çıkış pusulası yerine kaim olan iaşe tabelaları,

3- Fire ve zaiat tutanakları,

4- Terkin edilenlere ait örnek 2 nolu kayıt silme müzekkeresi,

5- Başka daireye verilenlere ait kayıt silme müzekkeresi:

Sosyal hizmetler mevzuatı içinde yer alan yönetmeliklerde ayniyat saymanlarının görevleri arasında gösterilen “ Sayıştay2 a hesap vermek” cümlesinin, İdari hesapların her kuruluş saymanlığı tarafından ayrı ayrı sayıştay2 a gönderileceği şeklinde yorumlanmaması gerekmektedir. Ayniyat talimatnamesinin 59. maddesinin 1. fıkrasında idari hesapların “ merkezdeki sorumlu sayman vasıtasıyla sayıştay’a intikal ettirilmesi “ açik olarak ifade edilmiştir. Bu nedenle Sayışta Başkanlığına yıllık idari hesabı cetvel ve evraklarını göndermiş olan kuruluşların evraklarını geri almaları gerekmektedir.

İl sosyal hizmetler müdürlüklerinde görevli olan ayniyat saymanları demirbaş eşya ve mefruşat için İl içindeki kuruluşlardan 3 nusha olarak gönderilen 4-5-6 numaralı cetveller ile ekli belgeleri kontrol ederek cetvellerde kendi ayniyat hesaplarına ait cetvel sonuçlarını da ilave ederek örnek örnek 7 numaralı deftere malzeme guruplarına göre yazacaklardır.

Örnek 7 numaralı defterin özeti olan 7-A numaralı cetvel de yine malzeme gurupları sıralarına göre üç nüsha olarak düzenlenecektir. Düzenlenen bu cetvelin birinci nüshasına Sayıştay Başkanlığı’na gönderilecek evraklar eklenerek, İl’e ait demirbaş hesabı işlemleri bitirilmiş olacaktır. İkinci ve üçüncü nüshalara sadece cetveller bağlanacaktır. İkinci nüsha Genel Müdürlüğe gönderilecektir, üçüncü nüsha ise İl Sosyal Hizmetler Müdürlüğü Saymanlığının kesin hesabı belgesi olarak sayman tarafından sağlanacaktır.( Ayniyat talimatnamesi Mad. 12-13

İl Sosyal Hizmetler Müdürlüklerinde görevli Ayniyat Saymanları kullanılan ve tüketilen eşya için İl içindeki kuruluşlardan iki nüsha olarak yollanan örnek 17 ve 18 numaralı cetveller ile ekli belgeler kontrol ederek cetvellerde mutabakatın sağlandığı görüldükten sonra, bu cetvellerde Ayniyat hesaplarına ait sonuçlarını da ilave ederek örnek 19 numaralı deftere malzeme gurup listesindeki sıraya göre yazacaklardır. Örnek 19 defter kayıtlarından faydalanarak örnek 20 numaralı icmal cetveli 3 nüsha olarak hazırlanacaktır. Düzenlenen bu cetvelin birinci nüshası ve İL Müdürlüğüne ait ayniyat giriş- çıkış belgelerinin birinci nüshaları kuruluştan ayrı ayrı gönderilen kullanılan ve tüketilen eşya için takım haline getirilen evrakların birinci nüshalı olanına eklenerek İl’e ait kullanılan ve tüketilen eşya hesabı işlerlide bitirilmiş olacaktır. İkinci ve üçüncü nüshaya sadece cetveller eklenecektir. Bir nüsha merkezdeki saymanlığın kesin hesabına esas olacak, bir nüsha ise İl Sosyal Hizmetler Müdürlüğünün kesin hesabına esas olacaktır.