SHÇEK Teftiş Kurulu
T.C.
BAŞBAKANLIK
SOSYAL HİZMETLER ÇOCUK ESİRGEME KURUMU
GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
SAYI
: B.02.1.SÇE.0.73.00.03/2003-
1027
KONU : Arşiv
Hizmetleri
ANKARA
01.10.2003
GENELGE
(2003/07)
Kamu hizmetlerinin ekonomik, verimli ve süratli bir şekilde yürütülebilmesi,
planlı ve sistemli bir haberleşme ve bilgilenmeye bağlıdır. Planlı ve sistemli
bir haberleşme içerisinde ise; dosyalama ve arşiv hizmetleri büyük önem
arzetmektedir.
Kurumumuzun kuruluşundan bugüne arşiv hizmetlerinin öneminin yeterince
kavranmadığı, dosyaların gerekli işlem yapılmadan birim arşivlerine kaldırıldığı,
birim arşivi çalışmalarının yönetmelik hükümleri doğrultusunda yürütülmediği,
Kurum Arşivine, yönetmeliğe uygun evrak devri yapılmadığı müşahade
edilmiştir.
Yukarıda
açıklanan nedenlerle;
Birimlerde belirli memurların evrak akışını takip için görevlendirilmesi, birim
arşiv sorumlusunun tespit edilmesi, ilgili personelin Kurum Arşivi ünitesine
bildirilmesi,
Her yılın ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzemenin;
ünitelerince arşiv yönetmeliği hükümleri doğrultusunda gözden geçirilmek ve
ayırıma tabi tutulmak suretiyle, uygunluk kontrolü yapılarak Birim Arşivine
teslim edilmesi,
Birim Arşivinde arşivlik malzemenin asli düzenleri bozulmadan saklanması,
yönetmelik gereği birimde bulundurulması gereken evrakın dışında arşivlik
malzemenin özelliğine göre 1-5 yıl süre ile birimde muhafaza edildikten
sonra bekletilmeden kayıt defterleri veya föyler ile Kurum Arşivine devrinin
yapılması. Kurum Arşivine devredilecek arşivlik malzeme için devir-teslim ve
envanter formunun düzenlenmesi,
Kurum Arşivine devredilen arşivlik malzemenin ayıklama, tasnif ve imha
çalışmaları için oluşturulacak komisyona, Kurum Arşivi ünitesinin talebi
halinde ilgili birimde görev yapan, kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı
zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe
sahibi iki temsilcinin fiilen çalışmak üzere görevlendirilmesi,
Birim
Arşivlerinde bulunan ve çeşitli sebeplerle zamanında Kurum Arşivine intikal
ettirilmemiş olan, muhafazasına lüzum kalmamış malzeme için Birim Arşivlerince;
31 Mart 2004 tarihine kadar Birim Arşivine devir, arşivde muhafaza ve Kurum
Arşivine devir ile ilgili tasnif, uygunluk kontrolü işlemleri ile devir teslim
ve envanter formunun düzenlenerek Kurum Arşivi ünitesinin bilgilendirilmesi,
“Devlet Arşivleri Hakkında Yönetmelik”in Ek 3. maddesi hükmü gereği her yılın
ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne önceki yıla ait “Kurum Arşiv
Hizmetleri Faaliyet raporu” gönderilmektedir. Bu nedenle; birimler tarafından
her yıl, yıllık arşiv faaliyetlerini içeren “Arşiv Hizmetleri Faaliyet
Raporu”nun hazırlanarak 31 Aralık-05 Ocak tarihleri arasında Kurum Arşivi
ünitesinde olacak şekilde gönderilmesi,
Birim
arşivlerinde; arşiv hizmetlerinin “Arşiv Yönetmeliği” hükümleri doğrultusunda
aksatılmadan yürütülmesi ve birim personelinin arşiv konusunda
bilinçlendirilmesi
Gerekmektedir.
Yukarıda bahsedilen hususların yerine getirilmesinde gerekli hassasiyetin
gösterilmesini ve aksaklığa sebebiyet verilmemesini rica ederim.
Dr. Cafer TATLIBAL
Genel
Müdür V.
DAĞITIM:
se