SHÇEK
Teftiş Kurulu
T.C.
BAŞBAKANLIK
SOSYAL HİZMETLER ÇOCUK ESİRGEME KURUMU
GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
SAYI
: B.02.1.SÇE.0.73.00.03/2004- 637
KONU : Arşiv
Faaliyetleri
ANKARA
08.06.2004
GENELGE
(2004/ 09)
İLGİ: a) 01.10.2003 tarih ve 1028 sayılı (2003/010 No.lu) genelge.
b) 01.10.2003 tarih ve 1027 sayılı (2003/007 No.lu) genelge.
c) 11.12.2003 tarih ve 1282 sayılı (2003/013 No.lu) genelge.
d) APK Daire Başkanlığının 08.04.2004 tarih ve 0190 sayılı yazıları.
İlgi (a) genelgemizle taşra teşkilatından, Birim Arşivlerinde bulunan ve
çeşitli sebeplerle zamanında ayıklama ve imha işlemleri yapılamamış evrakın
ayıklama, tasnif, kodlama ve imha işlemlerinin 31 Aralık 2003 tarihine kadar
bitirilmesi, taşra arşivlerinde hazırlanan imha listelerinin Kurum Arşivi’nin
görüşü alındıktan sonra imha edilmesi, Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu’nun her
yıl 31 Aralık-5 Ocak tarihleri arasında Kurum Arşivi Ünitesi’nde olacak şekilde
gönderilmesi istenilmiştir. İlgi (b) genelgemizle ise; merkez teşkilatı
birimlerinden birim arşivlerinde bulunan ve çeşitli sebeplerle zamanında Kurum
Arşivi’ne intikal ettirilmemiş olan, muhafazasına lüzum kalmamış malzeme
için 31 Mart 2004 tarihine kadar birim arşivine devir, arşivde muhafaza,
tasnif, uygunluk kontrolü işlemleri ile devir teslim ve envanter forumunun
düzenlenerek Kurum Arşivi Ünitesi’nin bilgilendirilmesi, Arşiv Hizmetleri
Faaliyet Raporu’nun her yıl 31 Aralık-05 Ocak tarihleri arasında Kurum Arşivi
Ünitesi’nde olacak şekilde gönderilmesi, birimde bulundurulması gereken evrakın
dışındaki arşivlik malzemenin özelliğine göre süresini dolduranların Kurum
Arşivine devrinin yapılması istenilmiştir.
İlgi (c) genelgemizle merkez ve taşra teşkilatı birimlerinden belge yönetimi
konusunda tecrübeli olan ve birim arşivi çalışmalarının devamlılığını
sağlamakla yükümlü personel görevlendirilmesi, birim arşiv sorumlularının
belirlenmesi ve bu personellere ait isim, unvan, tahsil durumu ve sorumluluk
alanlarının belirtildiği ayrıntılı bilgi yazısının en geç 22 Aralık 2003
tarihinde Kurum Arşivinde olacak şekilde gönderilmesi, İdari açıdan birim
arşivlerini teşekkül ettirmemiş veya idari açıdan birim arşivlerini teşekkül
ettirmekle beraber, arşiv yönetmeliğine uygun belge muhafaza ortamlarını henüz
oluşturamamış birimlerin bu eksikliklerini gidererek sonuçları ile birlikte
idari yapılanması hakkındaki detaylı bilgiyi 31 Mayıs 2004 tarihine kadar Kurum
Arşivi Ünitesine gönderilmesi istenilmiştir.
İlgi (d) yazımız ekinde gönderilen SHÇEK Genel Müdürlüğü Arşiv Yönetmeliğinde
Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ile de arşiv çalışmalarında izlenecek
yöntemlere son şekli verilmiştir.
Ancak; merkez teşkilatımızın bazı birim amirleri ile taşra teşkilatımızın bazı
İl Müdürlerinin ilgi genelgelere ve
yönetmelik hükümlerine kayıtsız kaldıkları, gerekli çalışmaları yapmadıkları,
istenilen bilgileri zamanında ilgili birimimize göndermedikleri görülmektedir.
Bu nedenle; ilgi (d) yazı ile gönderilen yönetmelik değişikliği ile yapılan
düzenlemeler dikkate alınmak suretiyle Yönetmelik hükümlerinin ve ilgi
genelgelerde belirtilen hususların ivedilikle yerine getirilmesi, ilgi
(c) genelge doğrultusunda birim arşivlerinin oluşturulması, Birim Arşivi
görevlileri ve arşiv sorumlularının belirlenerek isim, unvan, tahsil durumu ve
sorumluluk alanlarının belirtildiği ayrıntılı bilgi yazısı ile birim
arşivlerinin idari yapılanması hakkındaki detaylı bilginin Devlet Arşivleri
Genel Müdürlüğüne gönderilmek üzere en geç 21.06.2004 tarihine kadar İdari ve
Mali İşler Daire Başkanlığı’na gönderilmesi gerekmektedir.
Birim Arşivi görevlileri ve arşiv sorumlularına ait detaylı bilgiyi göndermemiş
olan merkez ve taşra teşkilatı birimlerine ait çizelge ekte gönderilmektedir.
Yukarıda belirtilen konularda merkez teşkilatında birim amirlerinin, taşra
teşkilatlarında ise İl Müdürlerinin bizzat konuyla ilgilenmelerini, ortaya
çıkacak aksaklık ve gecikmelerden sorumlu tutulacaklarının ve yasal işlem
başlatılacağının bilinmesini önemle rica ederim.
Dr.Cafer
TATLIBAL
Genel Müdür
Eki :
Liste (2 sayfa)
C PLANI
se