SHÇEK Teftiş Kurulu

SHÇEK Teftiş Kurulu

BAŞBAKANLIK

SOSYAL HİZMETLER ÇOCUK ESİRGEME KURUMU

GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

23/02/2006

Sayı : B.02.1.SÇE.0.73.00.03-010.06.02-320

Konu : Arşiv Hizmetleri

GENELGE
(2006/ 02 )

29.11.1988 tarihli ve 0049 sayılı Bakanlık Onayı ile yürürlüğe giren “Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğü Arşiv Yönetmeliği” ile 15.03.2004 tarihli ve 0133 sayılı Bakanlık Onayı ile yürürlüğe giren “Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğü Arşiv Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” Devlet Bakanlığının 09.12.2005 tarihli ve 507 sayılı Onayı ile yürürlükten kaldırılmıştır.

Yukarıda açıklanan nedenlerle; yürürlükten kaldırılan Yönetmelik hükümleri doğrultusunda çıkarılmış bulunan arşiv hizmetleri ile ilgili bütün Genelgeler iptal edilmiştir. Bundan böyle Kurumumuz arşiv hizmetleri, ”Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” ile ilgili yönetmelik çerçevesinde çıkarılacak genelge hükümlerine göre yürütülecektir.

Bu bağlamda; merkez ve taşra teşkilatımızda arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde aşağıda belirtilen hususların göz önünde bulundurulması gerekmektedir:

MERKEZ VE TAŞRA TEŞKİLATI BİRİMLERİ:

ORTAK HUSUSLAR:

1) Genel Müdürlüğümüz ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün konuyla ilgili talimatları titizlikle uygulanacaktır.

2) Birim Arşivleri için Arşiv Yönetmeliği hükümlerine uygun yer tahsisi yapılacaktır. Arşivde tertip ve düzenin sağlanmasına, arşivlik malzemenin asli düzenleri bozulmadan saklanmasına özen gösterilecektir.

3) Dosyalama ve Arşivlemede “Standart Dosya Planı “ uygulanacaktır.

4) Her yılın Ocak Ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme, Birimlerin üniteleri tarafından arşiv yönetmeliği hükümleri doğrultusunda gözden geçirilerek birim arşivlerine teslim edilecektir.

5) Her birim; birimindeki arşiv çalışmalarının devamlılığını sağlamaktan sorumlu, belge yönetimi konusunda tecrübe sahibi olan bir yöneticiyi birim arşiv sorumlusu olarak, yeterli sayıda personeli de birim arşiv görevlisi olarak görevlendirecektir. Görevleri ilgili personele yazılı olarak tebliğ edilecektir. Görevlilerin isim, unvan, tahsil durumu ve sorumluluk alanlarının belirtildiği ayrıntılı bilgi Genel Müdürlük Kurum Arşivi Ünitesine bildirilecektir. Sorumlu personelin değişmesi halinde, ilgili değişiklik bir ay içinde Kurum Arşivine bildirilecektir.

6) Arşiv hizmetleri ile ilgili anlaşılamayan hususlarda Kurum Arşivi Ünitesinden telefonla bilgi alınabileceği gibi bilgi edinme ve bilgilerin güncellenmesi için www.shcek.gov.tr ile www.devletarsivleri.gov.tr web adreslerinden istifade edilecektir.

7) Arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin ayıklama, imha, tasnif, devir ve saklanma sürelerinin tespitinde: Yardımcı hizmet, danışma, denetim birimi olarak nitelendirilen birimler ile benzer faaliyet yürüten birimlere ait arşiv evrakı için; Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü web sitesinde yayınlanan Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması formundan, Genel Müdürlüğümüz ana hizmet birimleri ve İl Müdürlüğü birim arşiv evrakı için; Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce yapılan ve Genel Müdürlüğümüz web sitesinde yayınlanan arşiv malzemesi tespit formundan istifade edilecektir. Mali konulara ilişkin evrakın saklanmasında öncelikle “Sayıştaya Verilen Her Çeşit Gider ve Gelir Evrakı İle Her Çeşit Belgelerin Saklanma Usulleri Hakkında Tüzük” hükümlerine göre işlem yapılacaktır.

MERKEZ TEŞKİLATI :

Merkez Teşkilatı Birimleri birim arşiv hizmetlerine yönelik ortak hususlarda belirtilen işleri yapmakla yükümlüdürler. Bunun yanında:

1) Birimin arşiv faaliyetlerinin devamlılığı ve mevzuat doğrultusunda yürütülmesinin sağlanmasından Birim Amiri sorumludur. Merkez teşkilatının her biriminde bir Şube Müdürü (yoksa eş yada üst düzey bir görevli) Birim Arşiv Sorumlusu olarak görevlendirilecektir.

2) Birim Arşiv Sorumluları kendi birimlerinin ünitelerinde oluşan bir önceki yıla ait arşiv evrakının her yıl ocak ayında üniteler tarafından birim arşivine devrini sağlayarak., Birim arşivi çalışmalarını organize edecektir.

3) Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme bekletilmeden Arşiv yönetmeliği hükümleri doğrultusunda kayıt defterleri veya föyleri ile birlikte, devir teslim ve envanter formu düzenlenerek Kurum Arşivine devredilecektir. Süresiz ya da uzun süreli saklanması gereken arşivlik malzeme Birim Arşivinde 5 yıldan fazla bekletilmeyecek, Kurum Arşivinde muhafaza edilecektir.

4) Kurum Arşivine devredilen arşivlik malzemenin ayıklama, tasnif ve imha çalışmaları için oluşturulacak komisyonda, Kurum Arşivi Ünitesinin talebi halinde ilgili birimde görev yapan kamu idaresi, evrak yönetimi alanlarında ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi en az iki temsilci fiilen çalışmak üzere görevlendirilecektir.

5) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik çerçevesinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından yapılan arşiv malzemesi tespit çalışmalarında “Arşiv Malzemesi olarak tespit edilmiş bulunan ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilmesi gereken evrakın oluşumu, dosyalanması ve arşivlenmesinde titizlik gösterilerek saklanma süresi tamamlandıktan sonra, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilmek üzere Kurum Arşivine devredilmesi sağlanacaktır.

TAŞRA TEŞKİLATI:

İl/İlçe Müdürlüklerinde ve kuruluşlarda birim arşivi aynı zamanda kurum arşivi gibi hizmet görür. Bu nedenle arşiv malzemesi Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilinceye kadar, arşivlik malzeme ise saklanması gerektiği süre bu arşivde muhafaza edilir.

İl/İlçe Müdürlükleri ve kuruluşlar, birim arşiv hizmetlerine yönelik ortak hususlarda belirtilen işleri yapmakla yükümlüdürler. Bunun yanında:

1) İl Müdürlüğü ve bağlı kuruluşlarının arşiv faaliyetlerinin devamlılığı ve mevzuat doğrultusunda yürütülmesinin sağlanmasından İl Müdürü sorumludur. İl/İlçe Müdürlüğünde İl/İlçe Müdür Yardımcısı veya Şube Müdürü (yoksa şef), kuruluşlarda Kuruluş Müdür Yardımcısı (yoksa şef) Birim Arşiv Sorumlusu olarak görevlendirilecektir.

3) Her yılın Mart Ayı başında İl/İlçe Müdürlüklerinde İl/İlçe Müdürünün, kuruluşlarda Kuruluş Müdürünün onayı ile Ayıklama ve İmha Komisyonları kurularak arşiv çalışması yapılacaktır.

4) İl/İlçe Müdürlüğü ve kuruluşlarda arşiv evrakının ayıklama ve imha çalışmaları için oluşturulacak komisyonda; Birim Arşiv Sorumlusu başkanlığında, Birim Arşivi Görevlisi olan en az bir personel ile ilgili ünitede görev yapan, bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi olan yeteri kadar personel fiilen çalışmak üzere görevlendirilecektir. Komisyonda görev alacak personel sayısı yönetmelikte düzenlenmiştir.

5) İmha listeleri, Genel Müdürlük Kurum Arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra İl Müdürünün onayını müteakip kesinlik kazanacaktır.

6) İmha listelerinin saklanmasında Yönetmeliğin 42. Madde hükümleri uygulanacaktır.

7) İl/İlçe Müdürlükleri ve kuruluşların yaptıkları arşiv çalışmalarını gösteren faaliyet raporları yılda bir defa en son 31 Aralık tarihinde Genel Müdürlük Kurum Arşivinde olacak şekilde gönderilecektir. Geciken raporlar gönderilmemiş kabul edilecektir.

8) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik çerçevesinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından yapılan arşiv malzemesi tespit çalışmalarında “Arşiv Malzemesi” olarak tespit edilmiş bulunan ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilmesi gereken evrakın oluşumu, dosyalanması ve arşivlenmesinde titizlik gösterilerek saklanma süresini tamamladıktan sonra ayıklama ve tasnif yapılarak İl Müdürlüğü tarafından Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilmesi sağlanacaktır.

9) Birim Arşivinde, ayıklama ve imha işlemlerinden sonra süresiz ya da uzun süreli saklanması gereken arşivlik malzeme yönetmelik hükümleri doğrultusunda tasnif işlemine tabi tutularak, Birim Arşivinde muhafaza edilecektir.

10) İl/İlçe Müdürlükleri ve kuruluşlar; kendisine ait süresiz veya uzun süreli saklanması gereken arşivlik malzemenin muhafazası için uygun ortam hazırlamakla mükelleftirler.

Bilgilerinizi ve gereğini rica ederim.

İsmail BARIŞ
Genel Müdür V.