SHÇEK Teftiş Kurulu

T.C.

BAŞBAKANLIK

SOSYAL HİZMETLER ÇOCUK ESİRGEME KURUMU

GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

SAYI    : B.02.1.SÇE.0.73.00.03/2003- 1282                  

KONU : Arşiv Faaliyetleri                                                                                

ANKARA

11.12.2003

GENELGE

(2003/013)

            Gerek merkez birimleri ve taşra teşkilatımızda arşiv faaliyetlerinin düzenli ve kesintiye uğramadan sürdürülebilmesi, gerekse bu faaliyetlerin bilinçli ve bilimsel bir seviyede yürütülebilmesi ve düzenlenecek eğitim çalışmalarının uygulayıcı, kalıcı ve uygun kişilere yönelik yapılabilmesi için, merkez birimlerimizin ve taşra teşkilatlarımızın; belge yönetimi konusunda tecrübe sahibi olan ve birim arşivi çalışmalarının devamlılığını sağlamakla yükümlü personel görevlendirmek ve birim arşiv sorumlularını belirlemek suretiyle, bu personellere ait isim, unvan, tahsil durumu ve sorumluluk alanlarının belirtildiği ayrıntılı bilgi yazısını Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilmek üzere en geç 22 Aralık 2003 pazartesi günü mesai bitimine kadar Kurum Arşivi ünitesinde olacak şekilde Genel Müdürlüğümüz İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına göndermeleri,

            İdari açıdan birim arşivlerini teşekkül ettirmemiş veya idari açıdan birim arşivlerini teşekkül ettirmekle beraber, Arşiv Yönetmeliğine uygun belge muhafaza ortamlarını henüz oluşturamamış merkez ve taşra birimlerinin, bu eksikliklerini gidererek, sonuçları ile birlikte idari yapılanması hakkındaki detaylı bilgiyi Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilmek üzere en geç 31 Mayıs 2004 Pazartesi günü Kurum Arşivi ünitesinde olacak şekilde Genel Müdürlüğümüz İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına göndermeleri,

            Ayrıca;

            Genel Müdürlüğümüz tarafından merkez ve taşra birimlerimizden birim arşiv hizmetlerine yönelik yapılması gerekli çalışmaların yönetmelik ve ilgili genelgemiz doğrultusunda yerine getirilmesinde gerekli hassasiyetin gösterilmesi ve aksaklığa sebebiyet verilmemesi istenilmiş olmasına rağmen; gerek Merkez, gerekse taşra teşkilatlarımızın bazı birimlerinde konuya gerekli önemin verilmediği görüldüğünden:

Taşra teşkilatlarının birim arşivlerinde bulunan ve çeşitli sebeplerle zamanında ayıklama ve imha işlemleri yapılmamış evrakın, ayıklama tasnif ve imha işlemlerini 31 Aralık 2003 tarihine kadar bitirmeleri ve ilgili genelgede belirtilen diğer hususlar ile yönetmelik hükümlerini zamanında yerine getirmeleri (01.10.2003 tarih ve 1028 sayılı-2003/010 Nolu-Genelge),

            Merkez teşkilatı birimlerinin ise 31 Mart 2004 tarihine kadar birim arşivlerinde bulunan ve çeşitli sebeplerle zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olan, muhafazasına lüzum kalmamış malzeme ile ilgili tasnif, uygunluk kontrolü işlemleri ile devir teslim ve envanter formunu düzenleyerek Kurum Arşivi ünitesini bilgilendirmeleri ve ilgili genelgede belirtilen diğer hususlar ile yönetmelik hükümlerini     zamanında yerine getirmeleri (01.10.2003 tarih ve 1027 sayılı-2003/07 Nolu-Genelge),

Gerekmektedir.

            Yukarıda belirtilen konularda merkez teşkilatında birim amirlerinin, taşra teşkilatlarında ise İl Müdürlerinin bizzat konuyla ilgilenmelerini, ortaya çıkacak aksaklık ve gecikmelerden sorumlu tutulacaklarının bilinmesini önemle rica ererim.  

Dr. Cafer TATLIBAL

Genel Müdür V.

DAĞITIM:

C PLANI

se