T.C.
Başbakanlık
Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğü

SAYI    : B.02.1.SÇE.0.14.00.03-010.6/ 1714                                                     ANKARA
KONU: Sosyal Servis Başvuru ve  İşlem Defteri ...................................25.12.2006

GENELGE
2006/ 25

Bilindiği üzere, Kurumumuzca sunulan sosyal hizmetlerden yararlanmak üzere İl ve İlçe Sosyal Hizmet Müdürlüklerimize çocuk, yaşlı, özürlü, kadın, evlat edinme, koruyucu aile, özel sosyal hizmet kuruluşu açma, ayni-nakdi yardım vb. konularında başvurular yapılmakta ve bunun yanında Mahkemeler, İl Emniyet Müdürlükleri, SYDV’ler gibi çok sayıda ki  kurum ve kuruluşlardan da oldukça farklı konularda hizmet alma talepleri bulunmaktadır.
Genel Müdürlüğümüzce, zaman zaman İl Müdürlüklerine yapılan ziyaretlerde gözlemlenen ve Teftiş Kurulu Başkanlığınca bazı İl Müdürlüklerinde gerçekleştirilen teftişler sonucu hazırlanan Genel Teftiş Raporlarında da dile getirildiği üzere İl ve İlçe Sosyal Hizmetler Müdürlüklerine yapılan her türlü başvurunun kaydedildiği ve işlemlerin takip edildiği bir başvuru defterine ihtiyaç duyulduğu görülmüştür.

Bu bağlamda; İl ve İlçe Sosyal Hizmetler Müdürlükleri Sosyal Servis birimlerinde başvurulara ilişkin tutulan kayıtlara bir standart getirilmesi, başvuruya ait işlemlerin kolaylıkla takip edilebilmesi, geçmişe dönük veri oluşturulması ya da sosyal servis meslek elemanlarının değişmesi halinde iş ve işlemlerdeki aksamaların önlenmesi için “Sosyal Servis Başvuru ve İşlem Defteri” hazırlanmış olup 2007 yılından itibaren bütün İl ve İlçe Sosyal Hizmetler Müdürlükleri Sosyal Servis birimlerinde bu defter tutulmaya başlanacaktır.

“Sosyal Servis Başvuru ve İşlem Defter”inin uygulamaya girmesi nedeniyle sosyal servis birimlerinde başvuruların kaydedilmesine yönelik başkaca bir defter tutulmasına ya da            sadece bazı İllerimizde uygulanmakta olan sosyal servis birimlerine özgü ayrı bir gelen-giden evrak defteri tutulmasına gerek bulunmamaktadır. (Ancak 07.04.2000 tarih ve 2000/02 no’lu Genelge ile uygulamaya giren  “Mesleki Raporlar Kayıt Defteri” tutulmaya devam edecektir.) 
İl ve İlçe Müdürlüklerimizin  başvuru potansiyeli ve en az 5 yıllık ihtiyacı göz önünde bulundurularak yeterli sayıda “Sosyal Servis Başvuru ve İşlem Defteri” Müdürlüklerimize gönderilmekte olup; söz konusu defterin kullanma talimatı defterin ilk sayfası içerisinde yer almaktadır.

Bünyesinde Şube Müdürlüğü bulunan ya da yeterli sayıda meslek elamanı bulunması nedeniyle işbölümü yapılmakta olan İl Müdürlükleri, her bir şube/bölüm için ayrı bir defteri kullanıma açabilecektir. Ayrıca İlçe Sosyal Hizmet Müdürlüklerimiz de İl Müdürlüklerinden bağımsız olarak bu defteri kullanmaya başlayacaklardır.

2007 yılından itibaren bütün İl ve İlçe Sosyal Hizmetler Müdürlükleri Sosyal Servis Birimlerince “Sosyal Servis Başvuru ve İşlem Defteri” tutulmaya başlanması hususunda;

Bilgilerinizi ve gereğini önemle  rica ederim.

(imza)
Nurdan TORNACI
Genel Müdür V.