T.C
BAŞBAKANLIK
Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğü

Sayı: B.02,1.SÇE.0.65.00.05–604–04/  2781                                                          ANKARA                                                    
Konu: Harcamalarda ve İhalelerde                                                                          19.10.2007
Uyulması Gereken Kurallar

GENELGE
(2007/14)

Sosyal Hizmet Kuruluşlarımızın müteahhitlik hizmetleri (temizlik, bakım,  kalorifer, ve ziyaretçi danışma yönlendirme hizmeti),  güvenlik, yemeğe ilişkin yiyecek maddelerinin pişirme, dağıtım ve servis işleri ile mamul yemek alımları ve araç kiralamalarının hizmet satın alımı yoluyla karşılanmasında oluşabilecek tereddütlerin giderilmesi amacıyla ihalelere esas teknik şartnameler Kamu İhale Kanunu, Yönetmelikler ve Tebliğler çerçevesinde hazırlanmış ve bu çerçevede aşağıda belirtilen hususlara açıklık getirilmesine ihtiyaç duyulmuştur. Yapılacak olan ihalelerde Kamu İhale Kurumu tarafından yayınlanan idari şartname kullanılacak olup, birlikteliğin sağlanması amacıyla, ihalelerde Kurumumuz web sayfasında örnek olarak yayınlanan temizlik, bakım, araç kiralama ve mamul yemek alımına ilişkin Teknik Şartnameler kullanılacak, teknik şartnamelerde esasa ilişkin mali ve idari değişiklikler yapılması düşünüldüğünde Genel Müdürlüğümüz Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığının görüşü alınacaktır.

            Harcama ve İhale Yetkisi:

            Kamu İdarelerinde Harcama Yetkililerinin Belirlenmesi ile Harcama Yetkisinin Bir Üst Yönetim Kademesinde Birleştirilmesi ve Devredilmesi ile İlgili Olarak; 28.04.2006 tarihli 26152 sayılı Resmi Gazete yayımlanarak yürürlüğe giren. “ Harcama Yetkilileri Hakkındaki Genel Tebliğ”de;
“…Harcama Yetkilileri ilgili mevzuat uyarınca ihale usulleriyle yapılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin ihale işlerine ilişkin olarak, ihale yetkilisiyle sınırlı olmak üzere harcama yetkilerinin üst yöneticiden onay almak suretiyle idarenin destek hizmetlerini yürüten birim yöneticilerine devredebilirler. Bu hükmün uygulanmasında idarelerin teşkilat yapılarında destek hizmetleri ile yardımcı hizmet birimleri olarak yer alan idari ve mali işler makine, ikmal, satın alma, yapı işleri, personel gibi birimler destek hizmetleri birimi sayılacaktır”.denilmektedir.
Harcama yetkilisinin aynı zamanda ihale yetkilisi olduğu ve bu durumun performans ölçütlerinin tespitinde önem taşıdığı gerçeğinden hareketle asıl olanın ihalelerin kendisine ödenek gönderilen harcama yetkilileri tarafından yapılması gerektiğidir.
Ancak; taşra teşkilatımızda, kendisine ödenek gönderilen harcama yetkilisi tarafından ihalenin merkezi bir birimde yapılması istendiği takdirde, ihtiyaçları belirten ve ihale yetkisinin devredilmek istendiğine dair bir yazının İl Müdürlüğüne yazılması gerekmektedir.

Bu istekteki harcama yetkililerinin birden çok olması durumunda, yapılacak satın alma işlemlerinde her bir birimin ihtiyaçları ayrı ayrı belirlenmeli ve birim fiyat teklif cetvelleri bu ihtiyaçların hepsini içermelidir.
Söz konusu ihalelerde harcama yetkililiği görevi kendisine ödenek gönderilen birimin(kuruluş) yöneticisinde, gerçekleştirme görevi ise,  kendisine ödenek gönderilen birimin harcama yetkilisinin tayin edeceği gerçekleştirme görevlisinde bulunacaktır
 Ancak; ödenek gönderilen birimde gerçekleştirme görevinin yürütülmesinde personel yetersizliği v.s. nedenlerden dolayı problem yaşanıyor ise gerçekleştirme görevi harcama yetkilisinin talebi üzerine bir üst kademedeki yöneticinin seçeceği ve görevlendireceği bir gerçekleştirme görevlisi tarafından, kendisine ödenek gönderilmiş olan harcama birimi adına yürütülecektir.        

Yeni Yapılacak İhalelerde Dikkat Edilecek Hususlar:

1-Temizlik, bakım,  kalorifer ve ziyaretçi danışma yönlendirme hizmeti,  güvenlik, yemeğe ilişkin yiyecek maddelerinin pişirme, dağıtım ve servis işleri ile mamul yemek alımları ve araç kiralamalarının hizmet satın alımı yoluyla karşılanması için yapılacak olan ihalelerde, daha önce verilmiş yetkiler geçerliliğini sürdürmektedir.
2-Yeni yapılacak olan ihalelerde yeni bir artışa gidilmeyeceği gibi, Genel Müdürlüğümüzce yeni bir yetkilendirme yazısı da yazılmayacaktır. Ekim 2007 tarihi itibariyle yapılacak olan ihalelerde, şartnamelerde bulunan % 20 lik artırımla ilgili hükümler ilgili dairesinden izin alınmadıkça kullanılmayacaktır.
3- Daha önce verilmiş olan yetkilerden az alım yapılmasına ilişkin karar verme yetkisi ise,  kendisine ödenek gönderilen harcama yetkilisinin uhdesindedir. Harcama yetkilileri yapılacak alımlarda, kuruluş kapasitelerini değil, mevcut bakılan sayılarını esas almalıdırlar.
4-Yeni hizmete açılacak kuruluşların mamul yemek ve hizmet alımına ilişkin ihale yetkileri ilgili dairesinden talep edilecek olup, öğün ve personel sayılarının periyodik olarak artacağı öngörülerek şartnamelere bu çerçevede hükümler konmalıdır.
5-İhale öncesinde Mevcut özel hizmet alımı kişi sayıları sabit kalmak kaydıyla aşçı, kaloriferci, bakım elemanı olarak değiştirilmesi ile ilgili teklifler dairesi tarafından değerlendirilecek olup, izin almaksızın değişiklik yoluna gidilmeyecektir.
 
İhale Yapım Aşamasında Dikkat Edilecek Hususlar:

Merkez ve taşra teşkilatımız yapacakları mal, hizmet ve yapım işlerine ilişkin ihalelerde;
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile bu kanun kapsamında bulunan, Mal Alımları Uygulama Yönetmeliği,  Hizmet Alımları Uygulama Yönetmeliği,
Yapım işleri uygulama yönetmeliği,
Koruma ve güvenlik hizmeti veya hasta ve/veya ziyaretçilerin danışma ve yönlendirilmesi gibi hizmetin
25.07.2005 tarih ve 25886 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Kamu İhale Genel Tebliğinin VIII- Ekonomik ve Mali Yeterlik ile Mesleki ve Teknik Yeterliğe İlişkin Açıklamalar başlığı altında yer alan Koruma ve Güvenlik Hizmet Alımlarında Yeterlik başlıklı  (G)  maddesinde yer alan;
“… 4734 sayılı Kanun kapsamında yapılacak koruma ve güvenlik hizmet alımı ihalelerinde, 5188 sayılı Kanun ve ilgili Yönetmelik hükümleri dikkate alınarak işlem yapılması zorunlu olduğundan, ilgili mevzuatın öngördüğü hususlar yerine getirilmeden ihaleye çıkılmaması gerekmektedir…. Özel güvenlik hizmeti taşımaması kaydıyla, hasta ve/veya ziyaretçilerin danışma ve yönlendirilmesi gibi hizmet alımlarının, 5188 sayılı Kanun ve ilgili Yönetmelik, hükümlerine tabi olmadan 4734 sayılı Kanun ve ikincil mevzuat hükümleri çerçevesinde ihale edilmesi mümkün bulunmaktadır. Bu durumda söz konusu hizmet alımına ilişkin ihale dokümanında yer alan hususların, 5188 sayılı Kanun ve ilgili Yönetmelik hükümleri kapsamına girmeyecek şekilde düzenlenmesi ve uygulanması zorunluluğu bulunmaktadır…” hükmü çerçevesinde karşılanması gerekmektedir.
Yapılan ihalelere ilişkin sözleşmeler 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu çerçevesinde yapılacak ve 4734 sayılı Kanunun 5. ve 62. maddelerinde belirtilen temel ilkelere kesinlikle uyulacaktır.
İhalesi ayrı ayrı yapılacak olan bakım hizmeti ve temizlik hizmetine (kalorifer, aşçılık ve ziyaretçi danışma yönlendirme) ilişkin yaklaşık maliyetinin tespitinin Hizmet Alımları Uygulama Yönetmeliğinin 6, 9 ve 10’uncu maddeleri hükümlerine göre yapılması gerekmektedir.
Kamu İhale Kurumu web sayfasında yayınlanan İşçilik Hesaplama Modülüne göre ayrı ayrı  (Resmi ve Dini Bayram tatilleri dâhil) yapılacak olan maliyet tespitleri hesaplama dökümlerinin ihale işlem dosyasında yer alması gerekmektedir. Bu giderler üzerine % 25’i geçmemek üzere yüklenici kar oranı eklenecektir. (Temizlik hizmeti yaklaşık maliyet hesaplamasında ise temizlik malzemesi giderleri ilave edilecektir.)
15.10.2006 tarih ve 26320 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İhale Tebliğinin 6. maddesinde;  “Amortisman, İhbar ve Kıdem Tazminatı ile ilgili giderler sözleşme ve genel giderler içinde değerlendirilerek, İdari Şartnamelerin “teklif fiyata dâhil olan masraflar” kısmında bu giderler için bir bedel öngörülmeyecektir” ifadesine yer verildiğinden, İhbar ve Kıdem Tazminatı ile Amortisman giderleri için ayrıca bir hesaplama yapılmayacaktır.
Mal ve hizmet alımları, öncelikle 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 19. maddesi gereğince Açık İhale Usulü ile karşılanacaktır. İhalenin herhangi bir nedenle yapılamaması halinde, açık ihale usulü ile yeni ihale yapılıp sözleşmeye bağlanıncaya kadar geçecek sürede işin;  25.07.2005 tarih ve 25886 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Kamu İhale Genel Tebliğinin “XVII – Süreklilik Arz Eden Mal ve Hizmet Alımlarının Kesintiye Uğratılmadan Temini” başlıklı maddesi gereğince 4734 sayılı Kanunun pazarlık usulünü içeren 21/b maddesine göre yapılması tercih edilecektir.

            A-Temizlik, Bakım, Kalorifer, Aşçılık ve Güvenlik hizmetlerine ilişkin            şartnameler için uyulması gereken kurallar:

1-İdari Şartnamenin “Benzer iş” olarak kabul edilecek işleri içeren 7.4 maddesi;
a) Temizlik hizmeti alımı için  “Kamuda veya özel sektörde yapılmış olan temizlik işleri” şeklinde,
b) Bakım hizmeti alımı için  “Kamuda veya özel sektörde çocuk, genç, yaşlı, özürlü ve hasta bakımı işleri” şeklinde,
c) Kalorifer hizmeti alımı için  “Kamuda veya özel sektörde kalorifer yakma ve bakımı işleri” şeklinde düzenlenecektir.
2- İdari Şartnamenin “Alt Yükleniciler” e ilişkin 18. maddesi 15.10.2006 tarih ve 26320 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İhale Kurumu Tebliğinin 4. maddesi gereğince düzenlenecektir.
3-İdari Şartnamenin 26.3.1. maddesi hazırlanırken aşağıda belirtilen hususlar esas alınacaktır.
Çalışacak personelin aylık (26 gün) yol giderinin nakdi olması halinde o ildeki toplu taşım araçlarının bir gidiş ve dönüş ücretinin net miktarı ele geçecek şekilde bordroda brüt ücreti gösterilecektir. Çalışanların ulaşımının yüklenici tarafından sağlanması halinde ise yüklenici firma istisnasız bütün çalışanlarını hangi güzergâhta olursa olsun ulaşım imkânından yararlandıracaktır.

Mamul yemek alımı yapılan kuruluşlarda özel hizmet alımı yoluyla çalışanların yemekleri, mamul yemek alımını üstlenmiş firma ile özel hizmet alımını üstlenen firmanın yapacakları bir protokol çerçevesinde ücreti mukabilinde karşılanacaktır.
            Mamul yemek alımı yapılmayan kuruluşlarda çalışan personele, yemeğin nakdi olarak verileceği hallerde, ilin yemek şartları göz önüne alınarak,  günlük net en az 2,50.-YTL, en fazla 3,00.-YTL’ ele geçecek şekilde brüt olarak hesaplanıp bordroda gösterilecektir.
          4- Kamu İhale Kurumunca 15.10.2006 tarih ve 26320 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Kamu İhale Genel Tebliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğin 5. maddesinin 3. bendinde; “Vasıflı personel için ise yaptırılacak işin niteliği dikkate alınarak brüt asgari ücret veya brüt asgari ücretin yüzde (%) fazlası olarak belirlenen ücret üzerinden aynı hesaplamalar yapılacaktır. Brüt asgari ücretin işverene maliyetinin (%) fazlası olarak belirleme yapılmayacaktır. Resmi ve dini bayram günleri ile yılbaşı günü yaptırılacak çalışma için 4857 sayılı İş Kanununun 47 nci maddesi uyarınca hesaplanacak ücret, brüt asgari ücretin fazlası üzerinden belirlenecektir." hükmü yer almaktadır. Bu çerçevede;
             a) Özel hizmet alımı yoluyla aşçı çalıştırılması halinde İdari Şartnamenin 26.3.2 maddesi; “Mamul yemek alımı hariç olmak üzere, özel hizmet alımı yoluyla aşçı olarak çalıştırılacak kişilere, vasıflı elaman (bonservis, sertifika, diploma, ustalık belgesi) olması kaydıyla, yürürlükte bulunan brüt asgari ücretin % 30 (yüzde otuz) fazlası ödenecek ve yükleniciler tekliflerini bu esasa göre vereceklerdir.”şeklinde düzenlenecektir.
            b) Özel hizmet alımı yoluyla bakım elemanı çalıştırılması halinde İdari Şartnamenin 26.3.2.  maddesi;
            “Bakım hizmetinde, Kız Meslek Lisesi Çocuk Gelişimi mezunları ile Sağlık Meslek Lisesi mezunları dışında olanlar sertifikasız olarak çalıştırılmayacaktır.
            Çocuk Yuvalarında bakım hizmetinde çalıştırılacak personel en az Lise ve Dengi Okul mezunu olacaktır.
            Huzurevleri ile Bakım ve Rehabilitasyon Merkezlerinde, bakım hizmetlerinde çalıştırılacak personel ise tercihen lise ve dengi okul mezunları arasından seçilecektir.
            Bakım hizmetlerinde çalışan İlkokul ve İlköğretim Okulu mezunlarına brüt asgari ücretin % 20 (yüzde yirmi) fazlası,
            Lise ve Dengi Okul mezunlarına brüt asgari ücretin % 30 (yüzde otuz) fazlası,
            Yüksekokul mezunu olanlara ise brüt asgari ücretin % 40 (yüzde kırk) fazlası,             ücret ödenecektir.” şeklinde düzenlenecektir.
 5– 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve buna ilişkin çıkarılan yönetmelikler çerçevesinde güvenlik hizmetinde çalıştırılacak kişiler en az lise mezunu olacak ve bu kişilere yürürlükte bulunan brüt asgari ücretin % 30 (yüzde otuz) fazlası ödenecektir.
            6- Hizmet alımı ihalelerinde, İdari Şartnamenin “Cezalar ve Kesintiler” başlıklı 52. maddesi aşağıdaki gibi düzenlenecektir.
            “52.1 İhale konusu işlerden şartname ve sözleşme hükümlerinde belirtilen usullerden herhangi birine uyulmaması halinde durum kuruluş idaresi tarafından firmanın kuruluşta bulunan sorumlusuna yazılı olarak iletilecek ve işin şartname hükümlerine göre yerine getirilmesi istenecektir.
            İdarenin belirlediği gün veya süre içerisinde aksaklıkların giderilmesi zorunludur. Aksaklığın giderilmemesi halinde verilen süre veya gün sayısından sonraki her gün için bir aylık hak ediş tutarının % 0,2  (binde iki) si kadar ceza ilk hak edişinden tahsil edilip bütçeye gelir kaydedilecektir. Cezalı sürenin toplam 20 (yirmi) gün olması halinde idare, ihaleye esas sözleşmeyi 20’nci günün sonu itibariyle en fazla 45 gün içerisinde feshederek kesin teminatı irat kaydedecektir.
            52.2 Yüklenici firmanın sözleşmede belirtilen sayıda personeli çalıştırmamasının tespiti halinde; noksan çalıştırılan her işçi için yürürlükte bulunan brüt asgari ücret (SSK işveren payı, işsizlik sigorta primi, yemek ve yol ücreti, yüklenici kar oranı) günlük olarak ödenmeyecektir.
 Eksik işçinin tamamlatılması amacıyla yükleniciye iki günlük süre tanınacaktır. İdare tarafından tanınan 2 (iki) günlük süreden sonra eksik işçi çalıştırılması halinde bu durum idare tarafından hazırlanan bir tutanakla tespit edilecektir.
            İkinci günün sonunda yüklenicinin eksik işçiyi tamamlamaması halinde bir defaya mahsus olmak üzere her eksik işçi için firmanın bir aylık hak edişinin  % 1 (yüzde bir)’i tutarında ceza kesilir. 7. (yedinci) günün sonunda eksik işçi tamamlanmadığı takdirde ceza, sekizinci günden itibaren her eksik işçi için, her gün % 0,2 (binde iki) olarak hesaplanır ve ilk hak edişinden kesilir. Sözleşme süresi boyunca cezalı sürenin toplam 20 (yirmi) gün olması halinde ise idare başka bir uyarıya gerek kalmaksızın ihaleye esas sözleşmeyi 20’nci günün sonu itibariyle en fazla 45 gün içerisinde feshederek kesin teminatı irat kaydedecektir.      .
            52.3 Sözleşme imzalandıktan sonra, yüklenici firma 7 (Yedi) gün içerisinde taahhüt ettiği makine parkı ve listede belirtilen malzemeyi kuruluşa getirmediği veya eksik getirdiği takdirde, durum idare tarafından bir tutanakla tespit edilerek, yüklenicinin bir aylık hak ediş tutarı üzerinden ceza olarak her gün için % 0,2 (binde iki) oranındaki tutar, ilk hak edişinden kesilecektir. Bu cezalı sürenin toplam 10 (on) gün devam etmesi halinde idare, ihaleye esas sözleşmeyi 10’uncu günün sonu itibariyle en fazla 45 gün içerisinde feshederek kesin teminatı irat kaydedecektir.
            52.4 Yüklenici firma kuruluşlar adına SSK’dan aldığı işyeri numarası ile kuruluşlar bünyesinde çalıştırdığı işçilerin bir aylık bildirgelerini her ay idareye belgelemek zorundadır. Bu bildirgelerden eksik gün üzerinden bildirim yapıldığı, çalıştırılan toplam işçi sayısından fazla veya eksik bildirim yapıldığı veya hiçbir bildirim yapılmadığının idarece belirlenmesi durumunda, yüklenici firmaya eksiklikleri tamamlayıncaya kadar hak ettiği istihkakları ödenmez ve işlem yapılmak üzere durum bir yazı ile SSK Sigorta Müdürlüğüne bildirilir. Bu durum yüklenicinin işçi maaşlarını ödemedeki sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
            52.5 Yüklenici firma çalıştırdığı işçilerin aylık maaşlarını takip eden ayın 7 (yedi)’sine kadar ödemek zorundadır. Yüklenici firma hak ediş alamamasını, cezalı almasını ya da geç almasını, işçilerin maaşlarını belirtilen süre içinde ödememek için gerekçe gösteremez. İşçi maaşları sözleşme imzalandıktan sonra işçilerin kolay ulaşabilecekleri bir banka şubesinde açılacak olan hesap üzerinden ödenecektir.  İşçi ücretleri elden ödenmeyecek ve maaşların bankaya yatırıldığına ilişkin banka dekontları veya banka tarafından verilecek maaş listesi tahakkuk evrakına eklenecektir.
            52.5.1 İşçi maaşlarının yüklenici tarafından zamanında ödenmemesi durumunda 4857 sayılı İş Kanununun 102. maddesinin (a) bendinde yer alan “32 nci maddesinde belirtilen ücret ile işçinin bu kanundan veya toplu iş sözleşmesinden veya iş sözleşmesinden doğan ücretini süresi içinde kasden ödemeyen veya eksik ödeyen, 39 uncu maddesinde belirtilen komisyonun belirlediği asgari ücreti işçiye ödemeyen veya noksan ödeyen işveren veya işveren vekiline bu durumda olan her işçi ve her ay için yüz milyon (100.- YTL) lira para cezası… verilir.” hükmü uygulanacaktır. Anılan maddenin 3 (üç) defa ihlal edilmesi halinde herhangi bir uyarıya gerek kalmaksızın, idare ihaleye esas sözleşmeyi en fazla 45 gün içerisinde feshederek kesin teminatı irat kaydedecektir.
            Ödenek tahsisinin zamanında yapılamaması nedeniyle yükleniciye takip eden aylar itibariyle üst üste 3 (üç) ay veya daha fazla süreyle aylık hak edişlerin ödenememesi durumunda üçüncü ay itibariyle yüklenicinin, zamanında işçi ücretlerini ödeme yükümlülüğü ortadan kalkar. İdarece herhangi bir cezai işlem uygulanmaz.
            7- İdari Şartnamenin “Diğer Hususlar” bölümünde  “Kuruluşun/kuruluşların herhangi bir sebeple kapatılması, devredilmesi veya hizmet modelinin değiştirilmesi hallerinde bu kuruluşların hizmet alımına son verilecektir. Yüklenici bu konuda hiçbir hak iddia edemeyecektir. Ancak idare hizmet değişikliği veya taşınma nedeniyle Genel Müdürlük Makamından onay almak kaydıyla firmanın da istemesi halinde hizmeti aynı şartlarla, aynı firmaya yaptırabilecektir.” hükmüne yer verilecektir.
            8- İdari Şartnamenin “Diğer Hususlar” bölümünde “Yüklenici firma tarafından çalıştırılacak olan personel, hizmete uygunluğunun tespiti amacıyla kuruluş müdürlüğü bünyesinde kurulacak bir komisyon marifeti ile seçilecektir. Komisyon ihtisas gerektiren eleman alımı konusunda kendisini yeterli görmediği takdirde diğer idarelerden 2 (iki) veya katları kadar üyeyi komisyona dâhil etmekte serbesttir.” hükmüne yer verilecektir.
            Komisyonlar en az 3 (üç), en fazla 5 (beş) kişiden oluşmalı, yüklenici firmanın bir temsilcisi ile kuruluş idaresinden bir yönetici komisyonda mutlaka temsil edilmelidir.
            9- İdari Şartnamenin “Diğer Hususlar” bölümüne “Yüklenici tarafından çalıştırılan işçiler SSK ve İş Kanunu hükümlerine tabidirler. Bu nedenle çalıştırılan işçilerin mevzuatla ilgili tüm hakları saklıdır. (Örneğin sigorta primlerinin yatırılması, yıllık izin, doğum izinleri ve yardımları, varsa toplu sözleşmeden doğan haklar, kıdem tazminatları vs.) İlgili mevzuatın yüklenici tarafından yerine getirilmemesi neticesinde alt işveren üst işveren ilişkisi nedeniyle idareye yüklenecek maddi sorumluluklar aynen yüklenici firmaya yönlendirilir ve ilk tahakkuk evrakından kesinti yapılır. Şayet yükleniciye herhangi bir ödeme yapılması söz konusu değilse kesin teminattan kesinti yapılır. Eğer hiçbir şekilde tahsil edilemeyecekse icra yoluna gidilerek tahsil olunur.” hükmüne yer verilecektir.

B- Mamul Yemek Alımı Şartnamelerinde Uyulması Gereken Kurallar:

1- Mamul yemek alımı yetkisi verilen kuruluşlar hiçbir şekilde erzak alımında bulunmayacaklardır.
2- Mamul yemek alımı yaklaşık maliyet tespitinde küçüklerin tüketeceği miktarlar göz önünde bulundurulmalı ve yaklaşık maliyet buna göre tespit edilmelidir.
3- Mamul yemek alımı yapan kuruluşlarımızın kahvaltı, öğle yemeği, ara öğün ve akşam yemeklerine ilişkin yaklaşık maliyet tespiti, 1–3, 4–6, 7–12, 13 yaş ve üzeri ile diyetli guruplara göre ayrı ayrı yapılarak bir icmalde birleştirecek ve birim fiyat teklif cetveli buna göre düzenlenecektir.
4- İhalede alımı öngörülen öğün sayılarının hesaplanmasında kapasite değil, mevcutlar esas alınacaktır. Ayrıca bu hesaplamalarda yaz tatillerinde mevcutların azalacağı, kampa gidileceği, hafta sonları izin kullanılacağı, yemeklerin bazı durumlarda bağış yoluyla karşılanabileceği de dikkate alınmalıdır. Bu nedenle şartnameye aşağıdaki hüküm konulmalıdır.
“Yaz tatillerinde, kamp veya izinlerde veya yemeklerin bağış yoluyla karşılanması vs. nedenleriyle kuruluşta kalanların bir bölümünün veya tamamının yemek yemeyecek olması durumunda sözleşme bedelinden %20 eksik olabilecektir. Bu gibi durumlarda mevcutların az olması veya herhangi bir öğünde yemek alınmaması halinde yüklenici herhangi bir hak talebinde bulunmayacaktır.”
5- Mamul yemek alımında; idari şartnamenin “Diğer Hususlar” bölümünde“1 (bir) kişiye verilecek bir günlük ara öğünlerin toplam bedeli, 1 (bir) kişiye verilecek günlük kahvaltı bedelinden,   1 (bir) günlük ara öğün toplamı ile bir günlük kahvaltı toplamı bedeli ise 1 (bir)  kişiye verilecek olan bir öğün öğle yemeği ya da bir öğün akşam yemeği bedelinden, fazla olmayacaktır. Diyetliler bu kuralların dışında tutulacaktır. .”  hükmüne yer verilecektir.
6- Yaklaşık maliyetin tespitinde 13 yaş üzerinde olanların bir günlük maliyetleri hesap edilirken (rakam genelgenin aslında yazılıdır).-YTL’(rakam genelgenin aslında yazılıdır) nin aşılmamasına özen gösterilecektir. Bu çerçevede küçük yaş gruplarının tüketebileceği miktarlar göz önünde bulundurularak maliyetlerin düşürülmesi yoluna gidilecektir.
7- Kuruluşlarımıza yapılan adak veya kurban, hazır yemek, erzak bağışları, toplumla sürdürdüğümüz ilişkilerin en önemli noktalarından biridir. Bu nedenle gönüllüler tarafından yapılan bu tür bağışların (bozuk, sağlığa zararlı olması dışında) mutlaka kabul edilmesi, bu ilişkilerin devamını sağlayacaktır.
            Mamul yemek alımı yapılan kuruluşlarda bağışların reddedilmemesi ve değerlendirilmesi amacıyla aşağıdaki maddeler İdari Şartnamenin “Diğer Hususlar” bölümüne eklenecektir.
             “Kuruluşa bağış yoluyla gelen mamul yemekler bir öğünün ihtiyacını karşılayacak miktarda ise idarenin uygun göreceği bir öğünde dağıtılacak, o öğünde yüklenici firmaya yemek yaptırılmayacaktır. Durum bir tutanakla tespit edilerek yüklenici firmaya o öğüne ilişkin ödeme yapılmayacaktır.”
             “Kuruluşa bağış yoluyla gelen mamul gıdalar bir öğünün ihtiyacını karşılamayacak miktarda ise kuruluş yönetiminin uygun göreceği zamanlarda ek gıda olarak dağıtılacaktır.”
 8- Mamul yemek alımında firmadan gerekli olmayan malzemeler istenmeyecektir. Örneğin ocak, fırın, su ısıtıcısı vb. malzemelerin gereksiz olarak talep edilmesi halinde maliyetler yükselecek olup, ihtiyaçlar bu durumlar göz önünde bulundurularak tespit edilmelidir. 4734 sayılı Kanunun 21/b maddesine göre yapılan alımlarda bu tür malzemelerin gereksiz olarak istenilmesinden özellikle kaçınılması gerekmektedir.
 9-Mamul yemek alımı yetkisi verilen kuruluşlarda İl Müdürü ve Kuruluş Müdürünün müştereken vereceği kararlar doğrultusunda mutfağı donanımlı ve uygun koşullara sahip olan kuruluş mutfaklarında yüklenici tarafından yemek pişirilmesi halinde kuruluş mutfağının kullandırılmasının yükleniciye sağlayacağı avantajlar göz önüne alınarak ihale şartnamesine hüküm koymak  (Elektrik, su harcamalarını süzme sayaç koyarak ayırmak, mutfak ve demirbaş malzemesinin hasarsız olarak teslimi vb.) ve yaklaşık maliyeti düşük tutarak fiyatları ayarlamak suretiyle, yüklenici firmalara kuruluş mutfağını kullandırabilecektir.
10-Mamul yemek alımı yapan kuruluşlarda yemeğin pişirilmesi, dağıtımı, servisi, bulaşıkların toplanması ve yıkanması işinde yeteri kadar görevlendirilecek personel sayısı şartnamede belirtilecektir.

Doğrudan Temin ve Pazarlıkla Temin Usulünde Dikkat Edilecek Hususlar:

 4964 sayılı Kanunun 38’nci maddesiyle 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 62’nci maddesine eklenen (ı) bendinde  “Bu Kanunun 21 ve 22’nci maddelerindeki parasal limitler dâhilinde yapılacak harcamaların yıllık toplamı, İdarelerin bütçelerine bu amaçla konulacak ödeneklerin % 10’unu, Kamu İhale Kurulunun uygun görüşü olmadıkça aşamaz.” Hükmü yer almaktadır. Bu ifadeden kasıt, kuruluşlarımızca doğrudan temin ve pazarlık usulü ile yapılacak harcama toplamının, Genel Müdürlüğümüz yılı bütçesine bu amaçla konulmuş ödenekler toplamının  % 10 oranının aşılmamasıdır.
Merkez ve Taşra Teşkilatı harcama birimlerimiz, 2008 ve daha sonraki yıllar için anılan Kanunun 21/f ve 22/d maddelerine göre yaptıkları mal, hizmet ve yapım alımlarına ilişkin ödenmiş harcamaların toplam tutarlarını (mal, hizmet ve yapım alımlarına ilişkin harcamanın ayrı ayrı ve hangi aya ait olduğu belirtilmek kaydıyla) ay sonu itibariyle Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına mutlaka bildireceklerdir.
Kuruluşlarımızın 21/f ve 22/d maddelerine göre yapmış oldukları harcamaların aylık ve birikmiş toplamı kurumun web sayfasında ilan edilecektir.
Web sayfasında yayınlanacak olan bu tutarlar Kurumumuzun mal, hizmet ve yapım işleri için ayrılan ödeneklerin ayrı ayrı  % 8 oranına ulaştığı andan itibaren, herhangi bir duyuruya gerek kalmaksızın harcama birimleri, harcama yapmadan önce Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı aracılığıyla Genel Müdürlük Makamından izin isteyecekler ve ancak bu izin verildikten sonra harcama yapabileceklerdir. % 8 oranı mal, hizmet ve yapım işleri için ayrı ayrı hesaplanacağından hangi işler için % 8 oranına ulaşılmışsa yalnız bu kapsamdaki harcamalar için izin istenecektir.
21/f ve 22/d maddeleri kapsamında yapılan harcamalar toplamının, Genel Müdürlüğümüz yılı bütçesinde yer alan ödenekler toplamının % 10unu aşacağının anlaşılması halinde, Genel Müdürlüğümüzce, 4734 sayılı kanunun 62 nci maddesinin (ı) bendi uyarınca Kamu İhale Kurumundan uygun görüş istenecek olup, Merkez ve Taşra Teşkilatı harcama birimleri, Kamu İhale Kurumuna doğrudan müracaat etmeyeceklerdir.

Mal Alımlarında Sözleşme Kapsamında Yaptırılabilecek İlave İşler, İş Eksilişi Ve İşin Tasfiyesi:

İşe başlama ve bitirme (malın teslim) tarihi ve teslimde izlenecek yöntem idari şartnamenin 51. maddesinde belirtilecektir.
Birim Fiyat Mal Alımı Tip Sözleşmesi yapılması öngörülen mal alım ihalelerinde ise İdari Şartnamenin 51.  maddesi aşağıdaki şekilde düzenlenecektir:
“51.1.Öngörülemeyen durumlar nedeniyle iş artışının zorunlu olması halinde, işin;
a) Sözleşmeye konu alım içinde kalması,
b) İdareyi külfete sokmaksızın asıl işten ayrılmasının teknik veya ekonomik olarak mümkün olmaması, Şartlarıyla, birim fiyat teklif almak suretiyle ihale edilen mal alımı sözleşmelerinde sözleşme bedelinin  % 20 'sine kadar oran dâhilinde, süre hariç sözleşme ve ihale dokümanındaki hükümler çerçevesinde ilave işi aynı yükleniciye yaptırmaya idare yetkilidir.”

Hizmet Alımlarında Sözleşme Kapsamında Yaptırılabilecek İlave İşler, İş Eksilişi     Ve İşin Tasfiyesi:

Birim fiyat teklif alınan hizmet alımı ihalelerinde madde metni aşağıdaki şekilde düzenlenecektir:
51.1. Öngörülemeyen durumlar nedeniyle bir iş artışının zorunlu olması halinde, artışa konu olan işin;
a) Sözleşmeye esas iş tanımı içinde kalması,
b) İdareyi külfete sokmaksızın asıl işten ayrılmasının teknik veya ekonomik olarak mümkün olmaması, Şartlarıyla, sözleşme bedelinin %20' sine kadar oran dahilinde, süre hariç sözleşme ve ihale dokümanındaki hükümler çerçevesinde ilave işi aynı yükleniciye yaptırmaya idare yetkilidir.
51.2. İşin bu şartlar dâhilinde tamamlanamayacağının anlaşılması durumunda ise artış yapılmaksızın hesabı genel hükümlere göre tasfiye edilir. Ancak bu durumda, yüklenicinin işin tamamını ihale dokümanı ve sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmesi zorunludur.
51.3. İşin sözleşme bedelinin %80' inden daha düşük bedelle tamamlanacağının anlaşılması halinde de yüklenici işi bitirmek zorundadır. Bu durumda yükleniciye, yapmış olduğu gerçek giderler ve yüklenici kârına karşılık olarak, sözleşme bedelinin %80'i ile sözleşme fiyatlarıyla yaptığı işin tutarı arasındaki bedel farkının %5'i, kabul tarihindeki fiyatlar üzerinden idarece ödenecektir.”

Diğer Hususlar:

1- Hizmet alım ihalelerinde uygulanan Tip İdari Şartnamelerin “Teklif Fiyata Dâhil Olan Masraflar” başlıklı maddesinde, “İhale konusu işte çalışacak personel sayısının belli olduğu durumlarda, ilgili sigorta müdürlüğünden alınacak yazı ile tespit edilerek yaklaşık maliyet hesabında dikkate alınmış olan iş kazaları ile meslek hastalıkları sigortası prim oranlar” alt madde olarak belirtilecektir düzenlemesi yer almaktadır.
 506 sayılı Kanunun 74 üncü maddesine istinaden Bakanlar Kurulunca çıkarılan İş Kazaları ile Meslek Hastalıkları Sigortaları Prim Tarifesinin 3üncü maddesinde; “Bir işyerinde yürütülen esas işin fer'i ve mütemmimi mahiyetinde olan bütün işlerin sigorta primlerinin, esas işin tabi tutulduğu prim haddine göre hesaplanacağı, ancak, esas işin fer'i ve mütemmimi sayılan işlerin, işçilerinin birbirine karışmayacak şekilde ayrı ve bağımsız olarak yürütülmesi ve ayrı bir işyeri olarak Sosyal Sigortalar Kanunu kapsamına alınmış olduğu takdirde her birinin kendi tehlike sınıfının prim haddine tabi tutulacağı”,         4 üncü maddesinde, “Aynı işveren tarafından aynı işyerinde yürütülen ve mahiyetleri bakımından ayrı özellikler arz eden ve başka başka tehlike sınıflarına dahil olan bütün işlerin, işyerinde en yüksek tehlike sınıfına giren işin prim haddine tabi olacağı”,5 inci maddesinde ise, “Bu tarifede gösterilmeyen işler, mahiyetleri ve İş Kazaları ile meslek hastalığı tehlikesinin ağırlığı göz önünde bulundurulmak suretiyle ilgili en yakın işkolunun dahil olduğu prim haddine tabi olacağı”, hükümleri yer almaktadır.
İdarelerce, aynı ihale kapsamı içerisinde aynı işyerinde “farklı iş kolu kodu ve tehlike sınıfına dâhil” hizmetlerin gerçekleştirildiği ihalelerde, işin niteliğinin ayrıntılı olarak belirtilmek suretiyle ilgili sigorta müdürlüğünden bilgi alınması; idari şartnamelerde iş kazaları ile meslek hastalıkları sigortası prim oranları konusunda yapılan düzenlemelerin İş Kazaları ile Meslek Hastalıkları Sigortaları Prim Tarifesine aykırı olmaması gerekmektedir.
Belirtilen hükümler gereği; İdarenin idari şartnamedeki belirlediği risk prim oranları değil, 31.03.1981 tarih ve 17296 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan “ İş Kazaları ile Meslek Hastalıkları Sigortaları Prim Tarifesi”nin 4 üncü maddesi gereğince, en yüksek tehlike sınıfına giren işin prim oranının esas alınarak asgari maliyetin belirlenmesi gerekmektedir.
2- İhaleye esas şartnamelerin düzenlenmesinde, 25.07.2005 tarih ve 25886 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Kamu İhale Genel Tebliğinin Tekliflerin Alınması ve Değerlendirilmesine ilişkin XIII- maddesinin G. Personel Çalıştırılmasına Dayalı Hizmet Alımlarında Teklif Fiyata Dahil Olacak Masraflar başlığı altında yer alan ve aşağıda belirtilen 13-14-15 ve 16’ıncı bentlerine dikkat edilmesi gerekmektedir.
“Personele ilişkin giyecek giderleri, işin yapılması sırasında personelce kullanılması istenen kıyafetle ilgili olduğundan giyecek giderinin işçilere aylık veya nakdi olarak ödeneceğine dair bir düzenleme yapılmayacak, giyeceğin özellikleri ile sayısı ihale dokümanında belirtilecektir. Ancak giyecek giderleri için parasal tutar öngörülmeyecektir. Ancak süresi 3 ay ve daha az olan personel çalıştırmasına dayalı hizmet alım ihalelerinde, teklif fiyata dahil olacak masraflar arasında giyecek giderine yer verilmeyecek ve istekliler giyecek giderini tekliflerine dahil etmeyecektir.”
“İşin yürütülmesinde görev alacak ve haftalık çalışma saatlerinin tamamını idarenin iş yerinde geçirecek şef, müdür, koordinatör gibi personel için ücret ödenmeyeceğine ve teklif fiyata dahil edilemeyeceğine dair düzenleme yapılmayacaktır.”
“Yukarıda sayılan hususlardan teklif fiyatına dahil olacaklar idari şartnamede düzenlenecek,  teknik şartnamede ise bunların uygulanması ilgili hükümlere yer verilecektir. Teknik şartnamede, teklife dahil olacak masraflara yer verilmeyecek, idari şartnamede yer alan hükümlerle çelişecek bir düzenleme yapılmayacaktır.”
“İşin niteliği gereği resmi ve dini bayram günleri ile yılbaşı günü yaptırılacak çalışma için 4857 sayılı İş Kanununun 47 nci maddesi uyarınca belirlenecek ücretin hesaplanabilmesi açısından çalışılacak gün ve personel sayısı ihale dokümanında belirtilecektir.”
3- Bakım, kalorifer, aşçılık, temizlik, güvenlik hizmetlerini içeren özel hizmet alımları ile mamul yemek alımlarına ilişkin ihale sürecinin 01.01.2008 tarihinden sonraya sarkması halinde, sözleşme yapılıncaya kadar geçecek süredeki söz konusu alımların 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 21/b maddesine göre karşılanması gerekmektedir.
4- İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve Esaslara Dair Yönetmeliğin, Taahhüt Evrakı ve Sözleşme tasarılarını içeren 17. maddesi gereğince, tutarı mal ve hizmet alımları için 1.000.000.YTL, yapım işleri için 2.000.000.YTL’ yi  (KDV hariç) aşan taahhüt evraklarının kontrol edilmek üzere Genel Müdürlüğümüz Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilmesi gerekmektedir.
5- Genel Müdürlüğümüze gönderilmesi zorunluluk arz eden ihale işlem dosyaları bir dizi pusulasına bağlanacak, dizi pusulasında her bir evrak için bir numara ile içerik hakkında açıklama sıralanmış halde yer alacaktır. Dizi pusulası olmayan ihale işlem dosyaları incelenmeksizin iade edilecektir.
6- 2008 ve daha sonraki yıllarda 4734 sayılı kanun kapsamında yapılacak olan açık ihale usulü, belli istekliler arasında ihale usulü, pazarlık usulü ve doğrudan temin ile yapılacak olan mal, hizmet ve yapım işlerine ilişkin, web sayfasında bulunan güncelleştirilmiş ihale istatistik formunun, İhalenin herhangi bir nedenle iptal edilmesi de dâhil olmak üzere Kuruluş bazında doldurularak öncelikle e-mail olarak ickontrol@shcek.gov.tr adresine, daha sonra posta yoluyla Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı ile ilgili Daire Başkanlığına mutlaka gönderilmesi gerekmektedir.           
7- Araç kiralanmasına ilişkin hizmet alımının öncelikle Açık İhale Usulü ile karşılanması, kiralanacak araç aylık giderlerinin (rakam genelgenin aslında yazılıdır)-YTL’yi geçmemesine özen gösterilmesi gerekmektedir.
8- İhale aşamasında veya ihale sonrasında herhangi bir nedenle Kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanması talep edilen yüklenici firmaya ilişkin bilgi belgeler ile yasaklama formunun, süre geçirilmeksizin (yasaklama kararının verilmesine ilişkin 45 günlük yasal süre yasaklanma kararının ihaleyi yapan idare tarafında tespit edildiği tarihten itibaren başlamaktadır.) Genel Müdürlüğümüze gönderilmesi gerekmektedir.

Yürürlükten Kaldırılan Hususlar:

-11.06.2004 tarih ve B.02.1.SÇE.0.65.00.01/İ-1-14/0545 sayılı 2004/10 nolu Genelge yürürlükten kaldırılmıştır.
- 09.11.2006 tarih ve B.02.1.SÇE.0.65.00.01.010-06-02/3073 sayılı 2006/20 nolu Genelge yürürlükten kaldırılmıştır.
Bilgilerinizi ve uygulamanın belirtilen esaslar çerçevesinde yapılması hususlarında gereğini rica ederim.

                                                                                                                            İsmail BARIŞ
Genel Müdür