T.C.
BAŞBAKANLIK
Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğü

Sayı    : B.02.1.SÇE.0.65.01.00-804.04.- 101                                          13 Ocak 2010
Konu  : Standart Dosya Planı

 

 

 

İlgi      :Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün 9/12/2009 tarihli ve B.02.0.ARV.0.11-401.01- 6524 sayılı yazısı    

            Devlet Bakanlığı'nın 17/12/2009 tarihli ve B.02.0.007.00/1555 sayılı yazısı ekindeki Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün ilgi yazısında; 2005/7 sayılı "Standart Dosya Planı" konulu Başbakanlık Genelgesi doğrultusunda, genelgenin uygulamaya konulduğu tarihten bu güne kadar geçen süre içerisinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda "Ortak Alanlara Ait Dosya Planı" nın yenilenmesine ihtiyaç duyulduğu ve yenileme çalışmalarının tamamlanarak www.devletarsivleri.gov.tr adresinde yayınlandığı belirtilmektedir.

            Yenilenen "Ortak Alanlara Ait Dosya Planı"nın 100-599 sayısal aralığına, kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyetlerine yönelik hazırlanan planların ilavesi ile dosya planları tamamlanmış olacağından, genelgede belirtilen hususlar doğrultusunda 2010 yılı itibariyle oluşacak elektronik ve kağıt türü belgelerin dosyalama işlemlerinde bu plana uyulması ve bu çerçevede mevcut dokümanların yenilenmesi gerekmektedir.

           Dosya planları, üretilen belgelerin dosyalanması ve erişiminde bir araç vazifesi görmektedir. Planın talimatlara uygun olarak kullanılmadığı durumlarda dosyalama, belgeye erişim ve arşiv yönetimi sürecinde bir takım olumsuzlukların yaşanmasına sebebiyet vereceği düşünülmektedir. Bu nedenle, Plandan sorumlu birimin ve birim idarecilerinin Planla ilgili uygulamalarda, gerekli kontrol ve denetim noktalarını oluşturmaları ve muhtemel yenilemeleri takip etmeleri gerekmektedir. Ortak alanlara ait Dosya Planı Kurumumuz web sayfasında yenilenmiş olup, 2010 Ocaktan itibaren dosyalama, arşivleme ve yazışmalarda yeni Dosya Plan Kodlarının kullanılması hususunda;   

            Bilgilerinizi ve gereğini önemle arz ve rica ederim.

Gülser USTAOĞLU
Genel Müdür a.
Genel Müdür Yardımcısı V.

 

DAĞITIM:
C Planı

---

T.C.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü

SAYI :B.02.0.ARV.0.11-401.01-2160                                                     22. 04. 2009
KONU : Saklama Süreli Standart Dosya Planı

 

SOSYAL HİZMETLER VE ÇOCUK ESİRGEME KURUMU
GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

 

İlgi: a) 24.12.2008 tarih ve B.02.0.ARV.0.1 1-401.01-6410 sayılı yazımız,
        b) 26.03.2009 tarih ve B.02.1.SÇE.0.65.01.00-804.04_1457 sayılı yazınız.

           ilgi (a)'da kayıtlı yazı ekinde gönderilen "Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme
Kurumu Genel Müdürlüğü Saklama Süreli Standart Dosya Planı"na ilişkin görüşlerinizi ihtiva eden ilgi (b )'de kayıtlı yazı ve eki incelenmiştir.

           Yapılan değerlendirmeler neticesinde, İlave edilmesi veya düzeltilmesi talep edilen konulardan uygun görülenler, Planın ilgili bölümlerine yansıtılmış; 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ekinde bulunan "Ortak Alanlara Ait Dosya Planı"nda yer alan konuların ise, ana hizmet faaliyetlerine ilişkin Plana yansıtılması uygun görülmemiştir.

            Son şekli verilen Planın tasdikli bir örneği ek'te gönderilmiş olup, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ve ilgi (a)'da kayıtlı yazımızda belirtilen hususlar doğrultusunda biran evvel uygulanmaya başlanılması gerekmektedir.

            Dosya planları, üretilen belgelerin dosyalanması ve erişiminde bir araç vazifesi görmektedir. Planın talimatlara uygun olarak kullanılmadığı durumlarda dosyalama, belgeye erişim ve arşiv yönetimi sürecinde bir takım olumsuzluk yaşanmasına sebebiyet verecektir. Bu sebeple, Plandan sorumlu birimin ve birim idarecilerinin Planla ilgili uygulamalarda, gerekli kontrol ve denetim noktalarını oluşturmaları ve takibini yapmaları hususunda bilgilerinizi ve gereğini arz ederim.

 

Doç. Dr. Yusuf SARINAY
Genel Müdür

 

Ek : Dosya Planı (13 Sayfa)

 

 

 

İvedik caddesi No:59,06180yenimahalle-ANKARA          faks: 312 315 1000
Telefon: 312 344 5909 (Santral 15 hat)              e posta :dagm@devletarşivleri gov.tr