T.C
BAŞBAKANLIK
Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğü

Sayı : B.02.1.SÇE.0.65.04.00–604–04/ 2600 01 Eylül 2008

Konu: Harcamalar ve İhalelerde Uyulması Gereken Kurallar

GENELGE
(2008 / 10)

İl Müdürlükleri ve bağlı sosyal hizmet kuruluşlarımızın müteahhitlik hizmetleri (temizlik, bakım, aşçılık, ziyaretçi danışma yönlendirme, güvenlik, kalorifer hizmetleri) ile yemeğe ilişkin yiyecek maddelerinin pişirme, dağıtım ve servis işlerini kapsayan mamul yemek alımlarının ihale yoluyla satın alınmak suretiyle karşılanmasında; ihalelere esas örnek şartnameler Kamu İhale Kanunu, Yönetmelikler ve Tebliğler çerçevesinde hazırlanmış ve bu çerçevede aşağıda belirtilen hususlara açıklık getirilmesine ihtiyaç duyulmuştur.

Yapılacak olan ihalelerde Kamu İhale Kurumu tarafından yayınlanan idari şartnameler kullanılacaktır. Kurumumuz web sayfasında yayınlanan temizlik, bakım ve mamul yemek alımına ilişkin Teknik ve İdari Şartnameler, mali ve idari bir değişiklik öngörülmediği hallerde örnek olarak kullanılacaktır. Esasa ilişkin mali ve idari değişiklikler öngörüldüğünde ise Genel Müdürlüğümüz Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığının görüşü mutlaka alınacaktır.

Özel hizmet ve mamül yemek alımı ödemelerinin yapılması aşamasında düzenlenen ödeme (tahakkuk) evraklarında bütçemizde yer alan ekonomik ve fonksiyonel kodlara uyulması harcamaların takibi için önem arz etmektedir. Bu nedenle;

Mamül yemek ödemelerinin ekonomik kodu; 03.2.4.01 olarak,

Temizlik hizmeti alımı ödemelerinin ekonomik kodu; 03.5.1.08 olarak,

Bakım, Kaloriferci, Aşçı ve Ziyaretçi Danışma-Yönlendirme görevlileri ödemelerinin ekonomik kodları ise; 03.5.1.04 olarak,

Güvenlik görevlisi yetkisi olup 5188 sayılı yasa kapsamında Valilik izni alarak özel güvenlik çalıştıran birimler için yapılacak ödemelerde ise hem fonksiyonel, hem de ekonomik kod farklılık göstermekte olup, bütün kurumsal kodlar için güvenlik hizmeti alımlarının fonksiyonel kodu 03.1.4.00, ekonomik kodu ise 03.5.1.09 olarak uygulanacaktır.

A. Harcama ve İhale Yetkisi:

Harcama yetkilisinin aynı zamanda ihale yetkilisi olduğu ve bu durumun performans ölçütlerinin tespitinde önem taşıdığı gerçeğinden hareketle, asıl olan ihalelerin kendisine ödenek gönderilen harcama yetkilileri tarafından yapılması gerektiğidir.

Taşra teşkilatımızda, kendisine ödenek gönderilen harcama yetkilisi tarafından ihalenin merkezi bir birimde yapılması istendiği takdirde, ihtiyaçları belirten ve ihale yetkisinin devredilmek istendiğine dair bir yazının İl Müdürlüğüne yazılması gerekmektedir. Bu durumda devredilen yetkinin sadece ihale işlemlerinin organizasyonu ile ilgili olduğu, harcama yetkisinin devredilmediği unutulmamalıdır.

Bu istekteki harcama yetkililerinin birden çok olması durumunda, yapılacak satın alma işlemlerinde her bir birimin ihtiyaçları ayrı ayrı belirlenmelidir. Söz konusu ihalelerde harcama yetkililiği görevi kendisine ödenek gönderilen birimin (kuruluş) yöneticisinde, gerçekleştirme görevi ise kendisine ödenek gönderilen birimin harcama yetkilisinin tayin edeceği gerçekleştirme görevlisinde bulunmaktadır.

Ancak ödenek gönderilen birimde gerçekleştirme görevinin yürütülmesinde personel yetersizliği v.s. nedenlerden dolayı problem yaşanıyor ise gerçekleştirme görevi harcama yetkilisinin talebi üzerine bir üst kademedeki yöneticinin seçeceği ve görevlendireceği bir gerçekleştirme görevlisi tarafından, kendisine ödenek gönderilmiş olan harcama birimi adına yürütülecektir.

B. Yeni Yapılacak İhalelerde Dikkat Edilecek Hususlar:

1. Temizlik hizmeti, bakım hizmeti, kalorifer hizmeti, ziyaretçi danışma yönlendirme hizmeti, güvenlik hizmeti, aşçılık hizmeti, yemeğe ilişkin yiyecek maddelerinin pişirme, dağıtım ve servis sonrası işleri (mamul yemek alımları) ve araç kiralamalarının hizmet satın alımı yoluyla karşılanması için yapılacak olan ihalelerde daha önce verilmiş yetkiler geçerliliğini sürdürmektedir.

Yeni yapılacak olan ihalelerde yeni bir artışa gidilmeyeceği gibi, Genel Müdürlüğümüzce yeni bir yetkilendirme yazısı da yazılmayacaktır. Şartnamelerde bulunan % 20’lik artırımla ilgili hükümler ilgili dairesinden izin alınmadıkça kullanılmayacaktır.

Daha önce verilmiş olan yetkilerin altındaki bir sayıda alım yapılmasına ilişkin karar verme yetkisi, kendisine ödenek gönderilen harcama yetkilisinin uhdesindedir. Harcama yetkilileri yapılacak alımlarda, kuruluş kapasitelerini değil, mevcut bakılan sayılarını esas alacaklardır.

2. Yeni hizmete açılacak kuruluşların mamul yemek ve hizmet alımına ilişkin ihale yetkileri ilgili dairesinden talep edilecek olup, öğün ve personel sayılarının periyodik olarak artacağı öngörülerek şartnamelere bu çerçevede hükümler konulmalıdır.

3. İhale öncesinde mevcut özel hizmet alımı kişi sayıları sabit kalmak kaydıyla aşçı, kaloriferci, bakım elemanı, danışma yönlendirme görevlisi olarak değiştirilmesi ile ilgili teklifler dairesi tarafından değerlendirilecek olup, izin almaksızın değişiklik yoluna gidilmeyecektir.

4. Çocuk Yuvaları, Yetiştirme Yurtları, Huzurevleri, Bakım ve Rehabilitasyon Merkezleri, Çocuk ve Gençlik Merkezleri, Kadın ve Erkek Konukevleri, Çok Amaçlı Sosyal Hizmet kuruluşları, Çocuk Evleri, Koruma Bakım ve Rehabilitasyon Merkezleri ile Bakım ve Sosyal Rehabilitasyon Merkezlerinde yapılacak olan bakım hizmeti, güvenlik hizmeti (Danışma ve yönlendirme hizmeti) temizlik hizmeti, kalorifer hizmeti, gibi hizmetlerde. özel hizmet alımı yoluyla çalıştırılacak personele yemekleri kuruluşça ayni olarak verilecektir. Yaklaşık maliyet tespitinde yemek için bir bedel öngörülmeyecektir. Hizmet alımı personelinin yemek ihtiyacı gerek mamul yemek alımı yapan gerekse kendi mutfağında erzak alımı yaparak yemek pişiren kuruluşlarımızda yemek yedirilerek karşılanacaktır.

İl Müdürlükleri, Aile Danışma ve Rehabilitasyon Merkezleri, Toplum veya Aile Danışma Merkezleri ile yemek hizmeti sunmayan Çocuk ve Gençlik Merkezlerinde özel hizmet alımı yoluyla çalıştırılacak personele ilişkin idari şartnamenin Teklif fiyata dahil olan masraflar başlıklı 26. maddesinde ise “ Çalışan personele aylık (26 gün) üzerinden ödenecek yemek ücreti teklif fiyata dahildir, günlük 4,00.-YTL olacak şekilde bordroda brüt olarak gösterilecektir. .” Hükmüne yer verilecektir.

5- (Değişik:17/09/2008-164) Kurumumuz bünyesinde verilen hizmetin ağırlığı, iş ve işleyişe ilişkin hizmet standardının yükseltilmesi amacıyla, merkez ve taşra teşkilatı harcama birimlerinde özel hizmet alımı yoluyla çalıştırılacak olan temizlik hizmeti elemanı, ziyaretçi danışma ve yönlendirme hizmeti elemanı, kaloriferci, berber ve teknisyen yardımcısına yürürlükte bulunan brüt asgari ücretin % 15 fazlası ödenecektir.

6- (Değişik:17/09/2008-164) Bakım hizmetlerinde çalışan ilkokul, ortaokul ve ilköğretim okulu mezunu kişiye brüt asgari ücretin % 20 (yüzde yirmi) fazlası, lise ve dengi okul mezunu kişiye brüt asgari ücretin % 30 (yüzde otuz) fazlası, yüksekokul mezunu kişiye brüt asgari ücretin % 40 (yüzde kırk) fazlası, ücret ödenecek olup yükleniciler tekliflerini bu esasa göre vereceklerdir. Yılbaşı ile resmi ve dini bayram günlerinde çalışılmayan günler için o günün ücretleri tam olarak, çalışıldığı takdirde çalışılan her gün için bir günlük ilave ücret ödenecek olup teklif fiyata dâhildir.

7- (Ek Madde: 11/02/2009-33) Yazımızın Kurumumuz web sayfasında yayınlanmasını müteakip kuruluşlarda çalıştırılmak üzere sertifikasız eleman kesinlikle alınmayacaktır.

8- (Ek Madde: 11/02/2009-33) Kız Meslek Lisesi Çocuk Gelişimi mezunları ile Sağlık Meslek Lisesi mezunları (ebe, hemşire, acil tıp teknisyeni vb.) ve bu branşlarla ilgili yüksek okul mezunlarında sertifika aranmayacaktır.

9-(Ek Madde: 11/02/2009-33) Hali hazırda Kuruluşlarda, Lise ve dengi okul mezunu olup da sertifikasız olarak çalıştırılan eleman olması durumunda, bu elemanların verimi ve hizmetinden memnun olunduğu hususu bir tutanağa bağlanacaktır. Kişinin çalışmaya devam etmesine ilişkin söz konusu tutanak çerçevesinde İl Müdürlüğünden talepte bulunulacaktır. İl Müdürü tarafından görevlendirilen bir personel Başkanlığında ve iki ayrı meslek gurubuna tabi personel olmak üzere en az üç kişiden oluşturulacak bir komisyon marifetiyle söz konusu talep değerlendirilecek, uygunluğunun tespit edilmesi durumunda İl Müdürlüğü makamından onay alınacak, söz konusu onay kişinin kuruluşta bulunan şahsi dosyası ile yüklenici firma tarafından da anılan kişilere ilişkin tutulan şahsi dosyada muhafaza edilecektir. Ancak bu kişilerin sertifika almaları için gerekli işlemler derhal başlatılarak 31.12.2009 tarihine kadar sertifika almaları sağlanacaktır. 01.01.2010 tarihi itibariyle bakım hizmetlerinde kesinlikle sertifikasız eleman çalıştırılmayacaktır. Belirtilen tarihe kadar sertifika alamayan elemanların, kuruluş bünyesindeki temizlik hizmeti alımına geçişi, kuruluş bünyesinde bu tür bir imkân yoksa İl bazındaki bir kuruluştaki temizlik hizmetine geçişinin sağlanması yoluna gidilecektir.

10- (Ek Madde: 11/02/2009-33) Çocuk yuvalarında ilköğretim veya ortaokul mezunu olarak halen sertifikalı olarak çalışmakta olan bakım elemanı varsa bu kişilerden başarılı olan ve çalışmaları gerekli görülenlerin durumu bir tutanağa bağlanacaktır. Kişinin çalışmaya devam etmesine ilişkin düzenlenen söz konusu tutanak çerçevesinde İl Müdürlüğünden talepte bulunulacaktır. İl Müdürü tarafından görevlendirilen bir personel Başkanlığında ve iki ayrı meslek gurubuna tabi personel olmak üzere en az üç kişiden oluşturulacak bir komisyon marifetiyle söz konusu talep değerlendirilecek, uygunluğunun tespit edilmesi durumunda İl Müdürlüğü makamından onay alınacak, söz konusu onay kişinin kuruluşta bulunan şahsi dosyası ile yüklenici firma tarafından da anılan kişilere ilişkin tutulan şahsi dosyada muhafaza edilecektir. Bu durumdaki ilköğretim ve ortaokul mezunu olan personelin, Milli Eğitim Bakanlığına bağlı okullar nezdinde açılan ilgili eğitim programlarına devam ederek, lise ve dengi okul mezunu olmaları teşvik edilecektir.

11- (Ek Madde: 11/02/2009-33) Huzurevleri ile Bakım ve Rehabilitasyon Merkezlerinde, sertifikalı olması kaydıyla ilköğretim veya ortaokul mezunlarının bakım hizmetinde çalıştırılabileceği mümkün olmakla birlikte çalıştırılacak personelin Milli Eğitim Bakanlığına bağlı okullar nezdinde açılan ilgili eğitim programlarına devam ederek, lise ve dengi okul mezunu olmaları teşvik edilecektir.

C. İhale Yapım Aşamasında Dikkat Edilecek Hususlar:

1. Temizlik hizmeti, bakım hizmeti, kalorifer hizmeti, ziyaretçi danışma yönlendirme hizmeti, güvenlik hizmeti, aşçılık hizmeti, yemeğe ilişkin yiyecek maddelerinin pişirme, dağıtım ve servis sonrası işleri (mamul yemek alımları) ve araç kiralamalarının hizmet satın alımı yoluyla karşılanması için yılbaşında sözleşmeye bağlanacak şekilde ihale hazırlık süresi göz önünde bulundurularak harcama birimleri tarafından zamanında ihaleye çıkılacaktır.

2. Kaynakların etkin ve verimli kullanılmasını teminen mal ve hizmet alımları, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 19. maddesi gereğince Açık İhale Usulü ile yapılacaktır. İhalenin herhangi bir yasal veya geçerli nedenle yapılamaması halinde, açık ihale usulü ile yeni ihale yapılıp sözleşmeye bağlanıncaya kadar geçecek sürede işin; 25/07/2005 tarih ve 25886 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İhale Genel Tebliğinin “XVII – Süreklilik Arz Eden Mal ve Hizmet Alımlarının Kesintiye Uğratılmadan Temini” başlıklı maddesi gereğince 4734 sayılı Kanunun pazarlık usulünü içeren 21/b maddesine göre yapılması tercih edilecektir. Ancak bu usulün sürekli bir alım şekli haline getirilmesinden kesinlikle kaçınılacaktır.

3. İhale yetkisinin devredildiği durumlarda idari şartnamelerin kısmi teklifle ilgili kısmına “kısmi teklif verilebilir” veya “kısmi teklif verilemez” ifadelerinden birisi konulmalıdır. Şayet kısmı teklif verilebileceği düşünülüyorsa kısmi teklifin hangi birimler için verileceği açıkça belirtilmiş olmalıdır.

4. Zorunluluk arz etmediği sürece güvenlik hizmeti yerine danışma yönlendirme hizmeti alımı tercih edilmelidir. Ancak bu durumda 25/07/2005 tarih ve 25886 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İhale Genel Tebliğinin “VIII- Ekonomik ve Mali Yeterlik ile Mesleki ve Teknik Yeterliğe İlişkin Açıklamalar” başlığı altında yer alan “Koruma ve Güvenlik Hizmet Alımlarında Yeterlik” başlıklı (G) maddesinde yer alan “… 4734 sayılı Kanun kapsamında yapılacak koruma ve güvenlik hizmet alımı ihalelerinde, 5188 sayılı Kanun ve ilgili Yönetmelik hükümleri dikkate alınarak işlem yapılması zorunlu olduğundan, ilgili mevzuatın öngördüğü hususlar yerine getirilmeden ihaleye çıkılmaması gerekmektedir…. Özel güvenlik hizmeti taşımaması kaydıyla, hasta ve/veya ziyaretçilerin danışma ve yönlendirilmesi gibi hizmet alımlarının, 5188 sayılı Kanun ve ilgili Yönetmelik, hükümlerine tabi olmadan 4734 sayılı Kanun ve ikincil mevzuat hükümleri çerçevesinde ihale edilmesi mümkün bulunmaktadır. Bu durumda söz konusu hizmet alımına ilişkin ihale dokümanında yer alan hususların, 5188 sayılı Kanun ve ilgili Yönetmelik hükümleri kapsamına girmeyecek şekilde düzenlenmesi ve uygulanması zorunluluğu bulunmaktadır…” hükmü çerçevesinde hareket edilmesi gerekmektedir.

5. Yaklaşık maliyet hesaplanırken özel hizmet alımı personelinin yemek ve yol giderleri, fiili çalışılan günler dikkate alınarak hesaplanacak ve yıllık izin kullanan personele (fiilen çalışılmayan resmi ve dini bayramlar dahil) yemek ve yol gideri ödenmeyecektir.

6. Kamu İhale Kurumu web sayfasında yayınlanan İşçilik Hesaplama Modülüne göre ayrı ayrı (Resmi ve Dini Bayram tatilleri dâhil) yapılacak olan maliyet tespitleri hesaplama dökümlerinin ihale işlem dosyasında yer alması gerekmektedir. Bu giderler üzerine % 25’i geçmemek üzere yüklenici kar oranı eklenebilecektir. Ancak işin kalitesi yapılabilirliği ve kaynakların verimli kullanılması birlikte değerlendirilerek makul bir yüklenici kar oranı (%5, %10, %15 gibi) hesaplanmasının da göz önüne alınması uygun olacaktır. (Temizlik hizmeti yaklaşık maliyet hesaplamasında temizlik malzemesi giderleri de ilave edilecektir.)

7. 15/10/2006 tarih ve 26320 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İhale Tebliğinin 6. maddesinde; “Amortisman, İhbar ve Kıdem Tazminatı ile ilgili giderler sözleşme ve genel giderler içinde değerlendirilerek, İdari Şartnamelerin “teklif fiyata dâhil olan masraflar” kısmında bu giderler için bir bedel öngörülmeyecektir” ifadesine yer verildiğinden, İhbar ve Kıdem Tazminatı ile Amortisman giderleri için ayrıca bir hesaplama yapılmayacaktır.

8. 15/05/2008 tarih ve 26877 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İhale Genel Tebliğinin “XIV-Teminatlar” maddesinde; “Uygulama Yönetmeliklerinin ‘Teminatlar’ başlıklı ilgili maddelerinde ‘Gerek görüldüğünde teminat mektuplarının ilgili bankanın veya özel finans kurumunun genel müdürlüğü veya şubesinden teyidi idarelerce yapılır.’ düzenlemesinin hemen akabinde ‘Faks ile yapılan teyitlerin en az iki yetkilinin imzasını taşıması gerekir’ hususu da belirtilmektedir.” ifadesine yer verildiğinden ihale aşamasında alınan teminat mektuplarında teyit yazısı olmaksızın işlem yapılmayacaktır.

9. İhalelerde “Aşırı düşük teklif” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılan firmalardan yazılı açıklama istenmesine mutlaka özen gösterilecek, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilecektir.

D. Aşçılık ve Güvenlik hizmetlerine ilişkin şartnameler için uyulması gereken kurallar:

1. Aşçılık hizmeti alımı yapıldığı takdirde İdari Şartnamenin 26.3 maddesine;

“Özel hizmet alımı yoluyla aşçı olarak çalıştırılacak kişilere, vasıflı eleman (Resmi kurumlardan alınan bonservis, sertifika, diploma, ustalık belgesi) olması kaydıyla, yürürlükte bulunan brüt asgari ücretin % 30 (yüzde otuz) fazlası ücret ödenecek ve yükleniciler tekliflerini bu esasa göre vereceklerdir.” hükmü ilave edilecektir.

2. Özel Güvenlik Hizmeti alımı idari şartnamesinin 26.3. maddesine;

“5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve buna ilişkin çıkarılan yönetmelikler çerçevesinde güvenlik hizmetinde çalıştırılacak kişiler en az lise mezunu olacak ve bu kişilere yürürlükte bulunan brüt asgari ücretin % 30 (yüzde otuz) fazlası ücret ödenecek ve yükleniciler tekliflerini bu esasa göre vereceklerdir.” hükmü ilave edilecektir.

E. Mamul Yemek Alımı Şartnamelerinde Uyulması Gereken Kurallar:

1. Yemek pişirme, dağıtım ve servisine ilişkin giderler kurum bütçesinin “03.2.4.01” tertibinden ödenecek olup, söz konusu alımlarda (mamul yemek alımı) “Açık İhale Usulü İle İhale Edilen Hizmet Alımlarında Uygulanacak Tip İdari Şartname” kullanılacaktır.

2. Mamul yemek alımı yetkisi verilen kuruluşlar hiçbir şekilde erzak alımında bulunmayacaklardır.

3. Mamul yemek alımı yaklaşık maliyet tespitinde küçüklerin tüketeceği miktarlar göz önünde bulundurulmalı ve yaklaşık maliyet buna göre tespit edilmelidir.

4. Mamul yemek alımı yapan kuruluşlarımızın kahvaltı, öğle yemeği, ara öğün ve akşam yemeklerine ilişkin yaklaşık maliyet tespiti, 1–3, 4–6, 7–12, 13 yaş ve üzeri ile diyetli gruplara göre ayrı ayrı yapılarak bir icmalde birleştirilecek ve birim fiyat teklif cetveli buna göre düzenlenecektir.

5. İhalede alımı öngörülen öğün sayılarının hesaplanmasında kapasite değil, mevcutlar esas alınacaktır. Ayrıca bu hesaplamalarda yaz tatillerinde mevcutların azalacağı, kampa gidileceği, hafta sonları izin kullanılacağı, yemeklerin bazı durumlarda bağış yoluyla karşılanabileceği de dikkate alınmalıdır.

6. Yaklaşık maliyetin tespitinde 13 yaş üzerinde olanların bir günlük maliyetleri hesap edilirken ……… -YTL’nin (sözü edilen rakam İl Müdürlüklerine gönderilen genelgededir.) aşılmamasına özen gösterilecektir. Bu çerçevede küçük yaş gruplarının tüketebileceği miktarlar göz önünde bulundurularak maliyetlerin düşürülmesi yoluna gidilecektir.

7. Yapılan denetimlerde, mamul yemek alımı yapılan bazı kuruluşlarda, bağışların zaman zaman çeşitli gerekçelerle reddedildiği görülmekte olup, kuruluşlarımıza yapılan adak veya kurban, hazır yemek, erzak bağışlarının, toplumla sürdürdüğümüz ilişkilerin en önemli noktalarından biri olduğu asla unutulmamalıdır. Gönüllüler tarafından yapılan bu tür bağışlar (bozuk, sağlığa zararlı olması dışında) mutlaka kabul edilmeli, toplumun yardımsever duygularla kurumumuzla sürdürdüğü bu ilişkiler mutlaka desteklenmelidir.

8. Mamul yemek alımında firmadan gerekli olmayan malzemeler istenmeyecektir. Örneğin ocak, fırın, su ısıtıcısı vb. malzemelerin gereksiz olarak talep edilmesi halinde maliyetler yükselecek olup, ihtiyaçlar bu durumlar göz önünde bulundurularak tespit edilmelidir. 4734 sayılı Kanunun 21/b maddesine göre yapılan kısa vadeli alımlarda bu tür malzemelerin gereksiz olarak istenilmesinden özellikle kaçınılması gerekmektedir.

9. Mamul yemek alımı yapan kuruluşlarda yemeğin pişirilmesi, dağıtımı, servisi, bulaşıkların toplanması ve yıkanması işinde yeteri kadar görevlendirilecek personel sayısı, temizlik hizmeti alımındaki personelin varlığı da dikkate alınarak şartnamede belirtilecek, personel sayısının azami ölçüde tutulmasına özen gösterilecektir. Ayrıca temizlik alımı ve mamul yemek alımı idari veya teknik şartnamelerinde, bulaşıkların yıkanması, mutfağın ve yemekhanenin temizliği vs. hususları içeren hükümlerin her iki ihalede yer almak suretiyle çakışması engellenmelidir.

10. Kuruluşlar yaptıracakları işin toplam miktarının üzerinde kapasite raporu isteme yoluna gitmeyeceklerdir.

11. Mamul yemek alımı yetkisi verilen kuruluşlarda İl Müdürü ve Kuruluş Müdürünün müştereken vereceği kararlar doğrultusunda; mutfağı donanımlı ve uygun koşullara sahip olan kuruluş mutfaklarında yüklenici tarafından yemek pişirilmesi halinde kuruluş mutfağının kullandırılmasının (taşıma giderleri, kuruluş personelinin desteği v.s) göz önünde bulundurularak yükleniciye sağlayacağı avantajlar dikkate alınarak yaklaşık maliyet düşük tutulmalıdır.

12. Yüklenici firmalara kuruluş mutfağının kullandırıldığı durumlarda, elektrik, doğalgaz ve su harcamaları süzme sayaç koyularak yüklenicinin sarfiyatı tespit edilecektir. Bu durumda kuruluş ile yükleniciye ait ortak giderlerin ödenmesi hususu, ilgili saymanlık ile birlikte tespit edilecek bir usulle yapılacaktır.

13. Kuruluş personeline ve özel hizmet alımı yoluyla çalıştırılan personele ara öğün verilmeyecektir. Mamul yemek alımı yapan kuruluşlarda özel hizmet alımı yoluyla çalışan personelden gündüz ve akşam vardiyasında çalışanlara her vardiyada bir ana öğün gece vardiyasında çalışana ise bir kahvaltı verilecektir. Yaklaşık maliyet hesaplaması bu esaslar çerçevesinde yapılacaktır.

F. Doğrudan Temin ve Pazarlıkla Temin Usulünde Dikkat Edilecek Hususlar:

4964 sayılı Kanunun 38. maddesiyle 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 62. maddesine eklenen (ı) bendinde “Bu Kanunun 21 ve 22’nci maddelerindeki parasal limitler dâhilinde yapılacak harcamaların yıllık toplamı, idarelerin bütçelerine bu amaçla konulacak ödeneklerin % 10’unu, Kamu İhale Kurulunun uygun görüşü olmadıkça aşamaz.” hükmü yer almaktadır. Bu ifadeden kasıt, kuruluşlarımızca doğrudan temin ve pazarlık usulü ile yapılacak harcama toplamının, Genel Müdürlüğümüz yılı bütçesine bu amaçla konulmuş ödenekler toplamının % 10 oranında aşılmamasıdır.

Merkez ve taşra teşkilatı harcama birimlerimiz 2008 ve daha sonraki yıllar için anılan Kanunun 21/f ve 22/d maddelerine göre yaptıkları mal, hizmet ve yapım işlerine ilişkin ödenmiş harcamaların toplam tutarlarını (mal, hizmet ve yapım işlerine ilişkin harcamanın ayrı ayrı ve hangi aya ait olduğu belirtilmek kaydıyla) ay sonu itibariyle Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına bildireceklerdir.

Kuruluşlarımızın 21/f ve 22/d maddelerine göre yapmış oldukları harcamaların aylık ve birikmiş toplamı Kurumun web sayfasında ilan edilecektir.

Web sayfasında yayınlanacak olan bu tutarlar Kurumumuzun mal, hizmet ve yapım işleri için ayrılan ödeneklerin ayrı ayrı % 8 oranına ulaştığı andan itibaren, harcama birimleri harcama yapılmadan önce herhangi bir duyuruya gerek kalmaksızın Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı aracılığıyla Genel Müdürlük Makamından izin isteyecekler ve ancak bu izin verildikten sonra harcama yapabileceklerdir. % 8 oranı mal, hizmet ve yapım işleri için ayrı ayrı hesaplanacağından hangi işler için % 8 oranına ulaşılmışsa yalnız bu kapsamdaki harcamalar için izin istenecektir.

21/f ve 22/d maddeleri kapsamında yapılan harcamalar toplamının, Kurumumuz yılı bütçesinde yer alan ödenekler toplamının % 10’unu aşacağının anlaşılması halinde Genel Müdürlüğümüzce 4734 sayılı Kanunun 62’nci maddesinin (ı) bendi uyarınca Kamu İhale Kurumundan uygun görüş istenecek olup, merkez ve taşra teşkilatı harcama birimleri, Kamu İhale Kurumuna doğrudan müracaat etmeyeceklerdir.

4734 sayılı Kanunun 22.maddesi gereğince doğrudan temin usulü ile yapılan alımlarda ihalelerden yasaklı bulunan firma listeleri kontrol edilecek, söz konusu kontrolün yapıldığına ilişkin dokümantasyon ihale dosyasına konulacaktır.

G. Diğer Hususlar:

1. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 27. maddesine göre ertesi yıla sari yüklenmelere ilişkin mal ve hizmet alımı yetkileri ilgili daire başkanlıklarınca verileceğinden bu konudaki yetki taleplerinin ilgili daire başkanlıklarına yapılması gerekmektedir.

2. Personel çalıştırılması yoluyla yapılan özel hizmet alımı (temizlik, bakım, kalorifer yakma, aşçılık, danışma yönlendirme hizmetleri) personelinin, ihaleye esas sözleşme süresi bitiminde diğer bir yüklenici firma tarafından işe alınarak çalıştırılmaya devam ettirilmesi ve yıllık izin hak etme süresini doldurması halinde yıllık ücretli izninin kullandırılması gerekmekte olup, yıllık izin kullanan personelin yerine yüklenici firma tarafından yeni bir işçi getirilmesi istenilmeyecektir. Hizmette aksamaya meydan vermemek için yıllık izne ayrılan personelin yerine, mevcut personelden görevlendirilme yapılarak hizmetin devamlılığı sağlanacaktır.

3. Personele ilişkin giyecek giderleri, işin yapılması sırasında personelce kullanılması istenen kıyafetle ilgili olduğundan giyecek giderinin işçilere aylık veya nakdi olarak ödeneceğine dair idari şartnamede bir düzenleme yapılmayacak, giyecek giderleri için parasal tutar belirtilmeyecek, giyeceğin özellikleri ile sayısı ihale dokümanında belirtilecektir.

4. Süresi 3 ay ve daha az olan personel çalıştırmasına dayalı hizmet alım ihalelerinde, teklif fiyata dâhil olacak masraflar arasında giyecek giderine yer verilmeyecek ve istekliler giyecek giderini tekliflerine dâhil etmeyecektir.

5. Verilmiş olan özel hizmet alımı kişi yetki sayısının dışında işin yürütülmesinde görev alacak ve haftalık çalışma saatlerinin tamamını idarenin iş yerinde geçirecek şef, müdür, koordinatör gibi personel için ücret ödenip, ödenmeyeceğine ve teklif fiyata dâhil edilemeyeceğine ilişkin şartnamede düzenleme yapılmayacaktır.

6. Yukarıda sayılan hususlardan teklif fiyatına dâhil olacaklar idari şartnamede düzenlenecek, teknik şartnamede ise bunların uygulanması ile ilgili hükümlere yer verilecektir. Teknik şartnamede teklife dâhil olacak masraflara yer verilmeyecek, idari şartnamede yer alan hükümlerle çelişecek bir düzenleme yapılmayacaktır.

7. İşin niteliği gereği resmi ve dini bayram günleri ile yılbaşı günü yaptırılacak çalışma için 4857 sayılı İş Kanununun 47 nci maddesi uyarınca belirlenecek ücretin hesaplanabilmesi açısından çalışılacak gün ve personel sayısı ihale dokümanında belirtilecektir.

8. Yüklenici firma işçilere ilişkin bir önceki ayın sigorta primlerinin yatırıldığına dair dekont ve ücretin yatırıldığına dair hesap ekstresini hak ediş belgesinin ekinde bulundurmak ve kuruluşlar adına SGK'dan aldığı iş yeri numarası ile kuruluşlar bünyesinde çalıştırdığı işçilerin bir aylık bildirgelerini her ay idareye belgelemek zorundadır. Bu bildirgelerden eksik gün üzerinden bildirim yapıldığı, çalıştırılan toplam işçi sayısından fazla veya eksik bildirim yapıldığı veya hiçbir bildirim yapılmadığının idarece belirlenmesi durumunda, yüklenici firmaya eksiklikleri tamamlanıncaya kadar hak ettiği istihkakları ödenmez ve işlem yapılmak üzere durum bir yazı ile SGK Sigorta Müdürlüğüne bildirilir. Bu durum yüklenicinin işçi maaşlarını ödemedeki sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

9. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve Esaslara Dair Yönetmeliğin “Taahhüt Evrakı ve Sözleşme Tasarıları”nı içeren 17. maddesi gereğince tutarı (KDV hariç) mal ve hizmet alımları için bir milyon Yeni Türk Lirasını, yapım işleri için iki milyon Yeni Türk Lirasını aşan taahhüt evraklarının kontrol edilmek üzere (biri asıl, diğeri suret olmak üzere iki nüsha) Genel Müdürlüğümüz Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilmesi gerekmektedir.

10. Genel Müdürlüğümüze gönderilmesi zorunluluk arz eden ihale işlem dosyaları usulüne uygun bir şekilde, bir dizi pusulasına bağlanacak, dizi pusulasında her bir evrak için bir numara verilecek ve içerik hakkında açıklama sıralanmış halde yer alacaktır. Dizi pusulası olmayan ihale işlem dosyaları incelenmeksizin iade edilecektir.

11. “Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesi” gereğince ön mali kontrol işlemleri gerçekleştirme görevlileri tarafından yürütülecek, gerçekleştirme görevlileri ihale komisyonlarında görev almayacak ve ihale komisyon üyeleri muayene ve kabul komisyonlarında görevlendirilmeyeceklerdir.

12. Fazla ve eksik ödemelere meydan verilmemesi açısından hak ediş ve ödemelere ilişkin hesaplama kuruluşlarca hazırlanacak ve yüklenici firma tarafından fatura edilecektir.

13. Harcama birimleri ile muhasebe birimi kayıtları arasındaki mutabakatın sağlanması amacıyla fatura ve ödeme emri belgelerinin, muhasebe birimi kayıtları ile düzenli olarak kontrolünün yapılması sağlanacaktır.

Harcama birimlerine ayrılmış olan ödenek tahsisinin yerinde kullanılması açısından harcamalar ilgili kuruluş bütçesinden karşılanacaktır.

14. Taşınır Mal Yönetmeliğince taşınırlara ilişkin stok uygun, güvenli ve çevresel açıdan iyi durumda olan yerlerde muhafaza edilecek, taşınırların girişleri yetkili personel tarafından yapılacak ve bu durumlar harcama yetkililerince belirli periyotlarla kontrol edilecektir.

Stokların doğru bir şekilde takip edilmesi açısından harcama birimlerinde taşınır kayıt kontrol yetkililerinin sorumluluğunda olan ve ambardan çıkışı yapılan malzemelerin sistem üzerinden zamanında çıkışı ve zimmet uygulaması işlemleri belirli dönemlerde harcama yetkilileri tarafından sayıma tabi tutularak 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Taşınır Mal Yönetmeliği” doğrultusunda iş ve işlemlerin yürütülmesi kontrol edilecektir.

15. Yasaklı listesinde olan firmaların ihaleye katılımlarının engellenmesi amacıyla yüklenici firmaların performanslarının yer aldığı kurum portföyü “İhale İstatistik Form”una eklenerek Kurumumuz web sitesinde yayınlanacak ve buna ilişkin olarak; pazarlık usulü ve belli istekliler arasında yapılacak ihale usullerinde piyasada faaliyet gösteren firmalar hakkında geçmiş performansı ile ilgili referanslar veya kuruluş bünyesinde faaliyet göstermiş yüklenici firmaların performanslarının yer aldığı kurum portföyü oluşturulmasına yönelik İhale İstatistik Formu kuruluş bünyesinde muhafaza edilerek pazarlık usulü ve belli istekliler arasındaki ihale usullerinde söz konusu form göz önüne alınacak ve bu doğrultuda işlem yapılmasına özen gösterilecektir.

16. İhale aşamasında veya ihale sonrasında herhangi bir nedenle kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanması talep edilen yüklenici firmaya ilişkin bilgi ve belgeler ile yasaklama formunun, süre geçirilmeksizin (yasaklama kararının verilmesine ilişkin 45 günlük yasal süre, yasaklanma kararının ihaleyi yapan idare tarafından tespit edildiği tarihten itibaren başlamaktadır) Genel Müdürlüğümüze gönderilmesi gerekmektedir.

17. 2008 ve daha sonraki yıllarda 4734 sayılı kanun kapsamında yapılacak olan açık ihale usulü, belli istekliler arasında ihale usulü, pazarlık usulü ve doğrudan temin ile yapılacak olan mal, hizmet ve yapım işlerine ilişkin, web sayfasında bulunan güncelleştirilmiş ihale istatistik formunun, kuruluş bazında doldurularak ickontrol@shcek.gov.tr e-mail adresine ve ayrıca ilgili daire başkanlığına mutlaka gönderilmesi gerekmektedir.

18. Araç kiralanmasına ilişkin hizmet alımının öncelikle Açık İhale Usulü ile karşılanması, kiralanacak araç aylık giderlerinin …… -YTL’yi geçmemesine (sözü edilen rakam İl Müdürlüklerine gönderilen genelgededir.) özen gösterilmesi gerekmektedir.

H. Yürürlükten Kaldırılan Hususlar:

2007/14–16 ve 19 sayılı genelgelerde yer alan hükümlerin gerekli bölümleri, Kurumumuz web sayfasında örnek olarak yayımlanan idari ve teknik şartnamelere yerleştirilmiştir.

Bu nedenle ilgili genelgeler yürürlükten kaldırılmıştır.

Bilgilerinizi ve uygulamanın belirtilen esaslar çerçevesinde yapılması hususlarında gereğini arz ve rica ederim.